ระบบสารสนเทศทางการบัญชี คืออะไร?

ในโลกธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การจัดการข้อมูลทางการเงินอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง และสิ่งที่ช่วยให้กระบวนการนี้เป็นไปอย่างมีระบบและแม่นยำคือ ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Accounting Information System: AIS) ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญในการบริหารจัดการข้อมูลทางการเงินขององค์กร

ความหมายของระบบสารสนเทศทางการบัญชี

ระบบสารสนเทศทางการบัญชี หรือ Accounting Information System: AIS คือระบบที่ถูกออกแบบมาเพื่อรวบรวม บันทึก ประมวลผล และรายงานข้อมูลทางการเงิน (Financial Data) และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในองค์กร ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้ โดยระบบนี้ช่วยให้ผู้ใช้งาน เช่น นักบัญชี ผู้บริหาร และผู้ตรวจสอบบัญชี สามารถตัดสินใจอย่างมีข้อมูลและความมั่นใจ โดยระบบจะให้ความสำคัญกับการรวบรวมข้อมูลและการติดต่อสื่อสารทางการเงิน แสดงให้เห็นภาพรวม จัดเก็บ จัดโครงสร้าง ประมวลข้อมูล ควบคุมความปลอดภัย และการรายงานสารสนเทศทางการบัญชี 

ความสำคัญของระบบสารสนเทศทางการบัญชี

1. การจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
ระบบสารสนเทศทางการบัญชีช่วยให้ข้อมูลทางการเงินถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ ลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล และเพิ่มความรวดเร็วในการเข้าถึงข้อมูล

2. การวางแผนและการตัดสินใจ
ผู้บริหารสามารถใช้ข้อมูลจากระบบสารสนเทศทางการบัญชีในการวางแผนธุรกิจและตัดสินใจเกี่ยวกับการลงทุน การควบคุมต้นทุน และการวิเคราะห์ผลกำไร

3. ความโปร่งใสและความน่าเชื่อถือ
ระบบที่มีมาตรฐานช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร โดยเฉพาะในด้านการตรวจสอบบัญชีและการรายงานภาษี

4. การปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย
ระบบสารสนเทศทางการบัญชีช่วยให้องค์กรสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดและกฎระเบียบทางการเงินได้อย่างถูกต้อง

ระบบสารสนเทศทางด้านการบัญชี จะประกอบด้วย 2 ส่วนคือ

1. ระบบบัญชีทางการเงิน (Financial Accounting System)  จะเป็นการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นในรูปตัวเงิน จัดหมวดหมู่รายการต่าง ๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด โดยมีวัตถุประสงค์หลัก คือ นำเสนอสารสนเทศแก้ผู้ใช้และผู้ที่สนในข้อมูลทางการเงินขององค์การ เช่น นักลงทุน และเจ้าหนี้

2. ระบบบัญชีผู้บริหาร (Managerial Accounting System)  เป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ผู้บริหารเพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ ให้ความสำคัญกับการจัดการ สารสนเทศทางการบัญชีแก่ผู้ใช้ภายในองค์กร   ให้ความสำคัญกับการดำเนินงานในอนาคตของธุรกิจ 

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศทางการบัญชี

1.เป้าหมายและวัตถุประสงค์ (Goals and Objectives)

2.ข้อมูลเข้า (Inputs) เช่น ยอดขายสินค้า ราคาขายของกิจการ ราคาขายของคู่แข่งขัน ยอดขายของคู่แข่งขัน

3.ตัวประมวลผล (Processor) หรือเครื่องมือที่ใช้ในการแปลงสภาพจากข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

4. ผลลัพธ์ (Output)

5. การป้อนกลับ (Feedback)

6. การเก็บรักษาข้อมูล (Data Storage)

7. คำสั่งและขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Instructions and Procedures)

8. ผู้ใช้ (Users)

9. การควบคุมและรักษา ความปลอดภัยของข้อมูล (Control and Security Measures)

หน้าที่ Account Information System : AIS

1. การรวบรวมข้อมูล (Data Collection)

2. การประมวลผลข้อมูล (Data Processing)

3. การจัดการข้อมูล (Data Management)

4. การควบคุมข้อมูลและรักษาความปลอดภัยของข้อมูล (Data Control and Data Security)

5. การจัดทำสารสนเทศ (Information Generation)

ประโยชน์ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี

- ลดเวลาและต้นทุน  การทำงานอัตโนมัติช่วยลดเวลาที่ใช้ในกระบวนการบันทึกและวิเคราะห์ข้อมูล

- เพิ่มความถูกต้อง ลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากการทำงานด้วยมือ

- ปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลง ระบบช่วยให้ธุรกิจสามารถปรับตัวเข้ากับสถานการณ์ทางการเงินและข้อกำหนดใหม่ ๆ ได้อย่างรวดเร็ว

ระบบสารสนเทศทางการบัญชี ไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูลทางการเงิน แต่ยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรสามารถตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีข้อมูลและแม่นยำ ด้วยการใช้งานระบบสารสนเทศทางการบัญชีอย่างเหมาะสม องค์กรสามารถเพิ่มศักยภาพทางการแข่งขัน และเตรียมพร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในโลกธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แหล่งข้อมูล

ระบบสารสนเทศและระบบสารสนเทศทางการบัญชี

Accounting Information Systems