จดหมายเป็นช่องทางการสื่อสารที่มีมาแต่โบราณ แต่ก็ยังคงใช้กันทั่วโลก เพราะข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษร สามารถเป็นหลักฐานยืนยันได้เป็นอย่างดี แม้ว่าเราจะมีช่องทางส่งสารแบบอื่นๆ ได้อีกมากมาย นักเรียนจึงควรทราบรูปแบบจดหมาย อย่างเช่น จดหมายส่วนตัว และจดหมายกิจธุระ รวมถึงวิธีจ่าหน้าซองจดหมายด้วย 

จดหมายมีความสำคัญอย่างไร ขึ้นอยู่กับเนื้อความของจดหมายนั้นๆ ว่า ผู้เขียนมีประสงค์อะไรในการเขียน เช่น พูดคุยไต่ถามทุกข์สุข เล่าเรื่อง สอบถามข้อสงสัย เป็นต้น ภาษาที่ใช้ก็ย่อมจะแตกต่างกันไปด้วย ขึ้นอยู่กับว่าใครเขียนถึงใคร มีความสัมพันธ์กันระดับไหน ผู้รับมีวัยวุฒิ คุณวุฒิ มีฐานะทางสังคมอย่างไร เป็นต้น

หลักในการเขียนจดหมาย

1. เขียนด้วยข้อความชัดเจน เน้นความสุภาพ ถ้าผู้รับมีวัยวุฒิ คุณวุฒิมาก ก็ต้องระมัดระวังในการเขียน การใช้ภาษาให้เหมาะสมมากตามไปด้วย เช่น การเขียนถึงผู้อำนวยการโรงเรียน เขียนถึงพระภิกษุ ภาษาที่ใช้ย่อมต่างระดับกัน

2. ในกรณีที่ไม่ใช้การพิมพ์จดหมาย ลายมือต้องเรียบร้อย อ่านง่าย เขียนด้วยตัวบรรจงได้ยิ่งเป็นสิ่งดี 

3. เขียนให้ถูกต้องตามหลักภาษา ใช้คำขึ้นต้น คำลงท้ายให้ถูกกับฐานะของผู้รับ ใช้สรรพนามให้ถูก อย่าเขียนผิด เพราะจะบ่งบอกว่าผู้เขียนมีความรู้ทางการเขียนแค่ไหน

4. รูปแบบของจดหมายต้องถูกต้องตามหลักการเขียนจดหมาย  แม้ว่าผู้รับจะเป็นเพื่อน อยู่ในระดับเดียวกันก็ตาม

การจ่าหน้าซองจดหมาย

1. มีชื่อ-ที่อยู่ผู้เขียน พร้อมรหัสไปรษณีย์
2. มีชื่อ-ที่อยู่ผู้รับ พร้อมรหัสไปรษณีย์
3. มีตราไปรษณียากร หรือสแตมป์ปิดประทับ

จดหมายส่วนตัว

เป็นจดหมายที่ติดต่อถึงกันกับคนที่เราคุ้นเคย เช่น จดหมายถึงเพื่อน พ่อ แม่ ญาติผู้ใหญ่ เป็นจดหมายที่มีความเป็นส่วนตัว ไต่ถามทุกข์สุข แม้ว่าในปัจจุบันจะมีช่องทางสื่อสารทางอื่นๆ ที่สะดวกรวดเร็วกว่าจดหมาย แต่การเขียนจดหมายก็ยังเป็นสิ่งสำคัญ และจำเป็นที่นักเรียนต้องรู้ เพราะเป็นพื้นฐานในการเขียนจดหมายประเภทอื่นๆ ด้วย

ส่วนประกอบของจดหมายทั่วไป

1. สถานที่เขียน เช่น ชื่อสถานที่ หรือที่อยู่ครบถ้วนสมบูรณ์
2. วัน เดือน ปีที่เขียนจดหมาย
3. คำขึ้นต้น ต้องเหมาะสมกับระดับของผู้รับ เช่น เขียนถึงคุณครู ถึงพ่อ แม่ ญาติผู้ใหญ่ เขียนถึงพระสงฆ์ คำขึ้นต้นจะแตกต่างกัน
4. เนื้อความจดหมาย สอดคล้องกับจุดประสงค์ในการเขียน และใช้ภาษาเหมาะสมกับระดับของผู้รับ
5. คำลงท้าย ต้องถูกต้องตามระดับของผู้รับ
6. ชื่อผู้เขียนจดหมาย ถ้าใช้ลายมือชื่อ (ลายเซ็น) ต้องมีวงเล็บชื่อ-นามสกุล ตัวบรรจงกำกับด้วย

รูปแบบจดหมายส่วนตัว

                                     สถานที่เขียน

                       วัน เดือน ปี ที่เขียน (กึ่งกลางหน้า)

คำขึ้นต้น

    เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย

                     คำลงท้าย (กึ่งกลางหน้า)

                              ชื่อผู้เขียน

จดหมายกิจธุระ

คือจดหมายที่ใช้ติดต่อเรื่องธุรกิจ การงาน เป็นการติดต่อระหว่างบุคคลกับบุคคล บุคคลกับหน่วยงานราชการ บุคคลกับบริษัท ห้าง ร้าน ซึ่งมีความแตกต่างจากจดหมายส่วนตัว

ส่วนประกอบของจดหมายกิจธุระ

1. หัวจดหมาย ถ้าเป็นบุคคลธรรมดา ก็ใช้ที่อยู่ของผู้เขียน แต่ถ้าเป็นหน่วยงาน ก็จะเป็นชื่อหน่วยงานที่ออกจดหมาย พร้อมอยู่หน่วยงาน เหมือนจดหมายธรรมดา
2. ลำดับของจดหมาย เช่น ที่ ศธ 5/2562  ศธ เป็นอักษรย่อหน่วยงาน คือกระทรวงศึกษาธิการ แต่ถ้าผู้เขียนจดหมายเป็นบุคลธรรมดา ก็ไม่ต้องมีในส่วนนี้
3. วัน เดือน ปี ที่ออกจดหมาย เหมือนจดหมายธรรมดา
4. เรื่อง เป็นการระบุจุดประสงค์ของการเขียนจดหมาย เช่น ขอรายละเอียด สอบถามวันเวลาการรับสมัคร ขอความอนุเคราะห์ให้ช่วยเหลือ หรือขอเชิญเป็นวิทยากร ขอเชิญมาเป็นประธาน เป็นต้น
5. คำขึ้นต้น โดยทัวไปใช้คำว่า “เรียน” ตามด้วย ชื่อ-นามสกุล พร้อม ยศ-ตำแหน่ง ของผู้รับ หรือถ้าผู้รับเป็นผู้ที่มียศบรรดาศักดิ์สูง เช่น รัฐมนตรี นายกรัฐมนตรี ก็ต้องใช้คำขึ้นต้นที่แตกต่างไปจากคำว่า “เรียน”
6. สิ่งที่ส่งมาด้วยด้วย เป็นสิ่งที่แนบไปกับจดหมาย เช่น รายละเอียดโครงการ เอกสารประกอบการประชุม หนังสือ (อาจจะมีหรือไม่มีก็ได้) ซึ่งจะต้องระบุสิ่งที่ส่งมาด้วยนี้ให้ชัดเจน
7. เนื้อความจดหมาย  มักมี 2 ย่อหน้า หากเนื้อหาจดหมายมีความยาว อาจ มี 3 ย่อหน้าก็ได้ เป็นภาษาเขียน ภาษาราชการ เป็นข้อเท็จจริงเท่านั้น ไม่มีข้อคิดเห็นเจือปน
8. คำลงท้าย มักใช้ “ขอแสดงความนับถือ”
9. ชื่อผู้เขียนจดหมาย ถ้าใช้ลายมือชื่อ (ลายเซ็น) ต้องมีวงเล็บชื่อ-นามสกุล ตัวบรรจงกำกับด้วย

รูปแบบจดหมายกิจธุระ

                                ชื่อหน่วยงาน ที่อยู่ของหน่วยงาน

                        วัน เดือน ปี ที่เขียน (กึ่งกลางหน้า)

เรื่อง

เรียน

สิ่งที่ส่งมาด้วย

    เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย

    เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย

    เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย เนื้อความจดหมาย

                        ขอแสดงความนับถือ

                             ลายมือชื่อ

                       (ชื่อนามสกุลผู้เขียน)

เรียบเรียงโดย : อลงกรณ์ พลอยแก้ว