การเขียนจดหมายกิจธุระในชีวิตประจำวัน เช่น จดหมายเชิญ จดหมายขอความอนุเคราะห์ จดหมายแสดงความขอบคุณ ต่างๆ เหล่านี้ มีหลักการเขียนที่เป็นทางการหลายประการ นักเรียนควรทำความเข้าใจเพื่อให้สามารถนำไปใช้ในโอกาสต่างๆ ได้อย่างถูกต้องและเหมาะสม

จดหมายกิจธุระ คือ จดหมายที่ใช้ในการติดต่อเรื่องกิจการงาน มิใช่เรื่องส่วนตัว จัดทำในนามองค์กรใดองค์กรหนึ่ง จดหมายกิจธุระใช้รูปแบบเหมือนหนังสือราชการ และใช้ภาษาระดับทางการ จดหมายกิจธุระมี 2 รูปแบบ คือ

1. จดหมายกิจธุระเต็มรูปแบบ ใช้ในการเขียนที่เป็นทางการ เหมือนหนังสือราชการภายนอก แต่มีการดัดแปลงให้เหมาะสมกับหน่วยงานของตน และใช้ภาษาที่เป็นทางการ

2. จดหมายกิจธุระไม่เต็มรูปแบบ ใช้ในการเขียนจดหมายกิจธุระส่วนตัว ใช้รูปแบบเหมือนจดหมายส่วนตัว สิ่งที่ต่างจากจดหมายส่วนตัว คือ วัตถุประสงค์และใช้ภาษากึ่งทางการหรือทางการ

ส่วนประกอบของจดหมายกิจธุระ

วัตถุประสงค์ของผู้จัดทำจดหมายกิจธุระมีได้หลากหลาย เช่น เชิญวิทยากรขอความอนุเคราะห์ ขอบคุณ ฯลฯ ไม่ว่าจะมีวัตถุประสงค์ใด ก็มีส่วนต่างๆ ของจดหมาย ดังนี้

1. หัวจดหมาย ถ้าเป็นบุคคลธรรมดา ก็ใช้ที่อยู่ของผู้เขียน แต่ถ้าเป็นหน่วยงาน ก็จะเป็นชื่อองค์กรหรือหน่วยงานที่ออกจดหมาย มีที่อยู่หน่วยงาน เหมือนจดหมายธรรมดา
2. ลำดับที่ของจดหมาย เช่น ที่ ศธ 5/2562 โดย ศธ เป็นอักษรย่อของหน่วยงาน คือกระทรวงศึกษาธิการ แต่ถ้าผู้เขียนจดหมายเป็นบุคลธรรมดา ก็ไม่ต้องมีในส่วนนี้
3. วัน เดือน ปี ที่ออกจดหมาย เหมือนจดหมายธรรมดา
4. เรื่อง เป็นการเขียนระบุจุดประสงค์ของการเขียนจดหมาย เช่น ขอเชิญให้มาเป็นวิทยากร
5. คำขึ้นต้นจดหมาย ใช้คำว่า “เรียน” ตามด้วยชื่อนามสกุล ยศ ตำแหน่งของผู้รับ หรือถ้าผู้รับเป็นผู้ที่มียศ บรรดาศักดิ์สูง เช่น รัฐมนตรี นายกรัฐมนตรี หรือเป็นพระภิกษุ ก็ต้องใช้คำขึ้นต้นที่แตกต่างไปจากคำว่า “เรียน” คำขึ้นต้นจดหมายต้องคำนึงถึงเรื่องนี้ด้วย
6. สิ่งที่ส่งมาด้วย เป็นสิ่งที่ผู้ส่งจดหมายส่งให้ผู้รับพร้อมจดหมาย เช่นรายละเอียดโครงการ เอกสารประกอบการประชุม หนังสือ (อาจจะมีหรือไม่มีก็ได้) สิ่งที่ส่งมาด้วย จะต้องระบุ ว่าเป็นอะไร
7. ข้อความ หรือเนื้อหาของจดหมาย เป็นเนื้อหาสาระหลักของจดหมาย มักมี ๒ ย่อหน้า หากเนื้อหาจดหมายมีความยาวอาจ มี 3 ย่อหน้าก็ได้ เป็นภาษาเขียน ภาษาราชการ เป็นข้อเท็จจริงเท่านั้น ไม่มีข้อคิดเห็นเจือปน
8. คำลงท้าย เช่น ขอแสดงความนับถือ โดยเขียนให้ตรงกับวันที่
9. ลายมือชื่อ ต้องเป็นลายมือชื่อจริงของผู้ลงชื่อ ไม่ใช่ลายมือชื่อที่ใช้ตรายางประทับ
10. ชื่อเต็มของผู้เขียนจดหมาย พิมพ์อยู่ในวงเล็บ ต้องมีคำนำหน้าชื่อเสมอ

การเขียนจดหมายกิจธุระ

      (ก) จดหมายเชิญ

1. หาข้อมูลการติดต่อวิทยากร เพื่อติดต่อประสานงานทางโทรศัพท์ ขออีเมล์ หรือ ถ้าจะส่งจดหมาย จะส่งไปที่ใด จ่าหน้าถึงวิทยากรหรือผู้ประสานงานของวิทยากร
2. เตรียมข้อมูลของวิทยากรที่จะเชิญ วิทยากรคนนั้นหรือองค์กรนั้นทำอะไร มีความเชี่ยวชาญด้านไหน มีผลงานอะไร จะได้รู้ถึงความสอดคล้องกับเนื้อหาที่เราต้องการ

การเขียนจดหมายเชิญวิทยากรมีมารยาทที่ควรรู้ไว้ ดังนี้

- กระดาษ ซอง ที่สะอาดเรียบร้อย ใช้กระดาษที่มีสีสุภาพ ใช้ซองที่การสื่อสารแห่งประเทศไทยจัดทำขึ้น เพราะได้มาตรฐาน สำหรับซองตราครุฑนั้น จดหมายที่มิใช่หนังสือราชการห้ามใช้
- เขียนให้ชัดเจน อ่านง่าย การเขียนตัวอักษร (Font) ค่อนข้างโต และเว้นช่องไฟห่าง จะช่วยให้จดหมายอ่านง่าย
- จะต้องศึกษาข้อมูลให้ถูกต้องว่า วิทยากรที่เราจะเขียนจดหมายไปถึงนั้น เป็นใคร มีตำแหน่งหน้าที่อะไร การเขียนข้อความในจดหมาย การจ่าหน้าซอง จะต้องระบุตำแหน่ง หน้าที่ และชั้นยศของวิทยากรผู้นั้น ให้ถูกต้อง และต้องสะกดชื่อ นามสกุล ยศ ตำแหน่ง ของวิทยากรผู้นั้นให้ถูกต้องด้วย
- เมื่อเขียนจดหมายเชิญวิทยากรและตรวจทานเสร็จแล้ว ต้องพับให้เรียบร้อย บรรจุซอง จ่าหน้าซองให้ถูกต้อง ครบถ้วน ติดแสตมป์ตามราคา ก่อนส่ง
- การจ่าหน้าซอง ให้เขียน ชื่อ-นามสกุล ของผู้รับให้ถูกต้อง ชัดเจน อ่านง่าย มีคำนำหน้า นามแสดงเกียรติยศ หรือฐานันดรศักดิ์ และคำนำหน้าชื่อควรเขียนเต็ม ไม่ควรใช้คำย่อ ในกรณีที่ไม่ทราบ ควรใช้คำว่า “คุณ” นำหน้าชื่อผู้รับในการจ่าหน้าซอง ระบุสถานที่ของผู้รับให้ถูกต้องชัดเจน ที่สำคัญคือจะต้องระบุรหัสไปรษณีย์ให้ถูกต้อง

      (ข) จดหมายขอความอนุเคราะห์

เป็นหนังสือขอความช่วยเหลือ หมายถึง หนังสือที่มีถึงส่วนราชการ สมาคม มูลนิธิ บริษัทห้างร้านเอกชน หรือบุคคลภายนอก ซึ่งไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกัน ขอให้อีกฝ่ายช่วยเหลืออย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น ขอให้มาบรรยาย ขอให้ช่วยเหลือทางการเงิน ขอให้ทำสิ่งหนึ่งสิ่งใดให้ เป็นต้น 

การเขียนหนังสือขอความช่วยเหลือที่จะให้บรรลุวัตถุประสงค์ จะต้องเขียนลำดับเนื้อความให้เชื่อมโยงเรื่องราวและเหตุผลสัมพันธ์กัน สอดคล้องกันตลอดเรื่อง และสมเหตุสมผลดีด้วย โดยใช้ลำดับเนื้อความดังนี้

1. บอกความจำเป็นหรือความต้องการของเรา
2. ยกย่องภูมิธรรมและคุณธรรมของอีกฝ่าย
3. ชี้ผลอันน่าภูมิใจที่เขาจะได้รับหากได้ช่วยเรา
4. ขอความกรุณาช่วยเหลือจากเขา
5. ตั้งความหวังว่า จะได้รับความกรุณาช่วยเหลือ จึงขอขอบคุณล่วงหน้า

      (ค) จดหมายแสดงความขอบคุณ

จดหมายแสดงความขอบคุณมีรูปแบบเหมือนจดหมายกิจธุระ เช่น ขอความอนุเคราะห์ จดหมายเชิญ เป็นการเขียนจดหมายขอบคุณบุคคลที่ได้ให้ความอนุเคราะห์ช่วยเหลือมา จดหมายแสดงความขอบคุณควรมีหัวข้อต่างๆ ดังนี้

1. มีการอ้างถึงหนังสือของอีกฝ่ายที่ตอบรับให้ความช่วยเหลือแก่เรา (หรือถ้าไม่มี ก็อ้างหนังสือของเราที่มีไปขอความอนุเคราะห์อีกฝ่ายก็ได้)
2. เนื้อความ มีการกล่าวถึงความอนุเคราะห์ที่เขาให้เรา, กล่าวถึงประโยชน์ที่ได้รับจากความอนุเคราะห์ของเขา, กล่าวขอบคุณ รวมถึงตั้งความหวังว่าจะได้รับความอนุเคราะห์อีกในโอกาสต่อไป

เรียบเรียงโดย : อลงกรณ์ พลอยแก้ว