การสื่อสาร เป็นกระบวนการของคนตั้งแต่ 2 คน คือ ผู้ส่งสารกับผู้ได้รับสาร ในการถ่ายทอดข้อมูล ความคิด ความรู้สึก ความต้องการ ทั้งที่เป็นภาษาพูดและกิริยาท่าทางไปยังกันและกัน เพื่อจะได้รับรู้และเข้าใจตรงกัน

ประเภทของการสื่อสาร

1. การสื่อสารด้วยวาจา

เมื่อใดก็ตามที่เราพูดหรือเปล่งเสียงออกมา นั่นคือ เรากำลังสื่อสารทางวาจา แต่นอกเหนือจากเนื้อหาที่พูดออกมาแล้ว การสื่อสารทางวาจายังรวมถึงน้ำเสียง ความดังของเสียง โทนเสียงที่ใช้ด้วย

2. การฟัง

การฟังแตกต่างจากการได้ยิน เพราะการฟังจำเป็นต้องมีสมาธิและมีความตั้งใจ การได้ยินเป็นเพียงการทำงานของหู แต่การฟังต้องใช้สมองในการฟัง รับรู้ และเข้าใจไปพร้อม ๆ กัน

3. การเขียน

เป็นการสื่อสารผ่านลายลักษณ์อักษร เช่น อีเมล บันทึกข้อความ หรือรายงาน โดยเป็นพื้นฐานสำคัญในการแบ่งปันข้อมูลส่วนใหญ่ในธุรกิจ นอกจากนี้ยังรวมถึงอีโมจิ ซึ่งช่วยถ่ายทอดอารมณ์และบริบทที่ยากจะอนุมานจากคำพูดด้วย

4. การใช้อวัจนภาษา

เป็นการสื่อความหมายโดยไม่ต้องใช้คำพูด แต่ใช้ท่าทางสื่อถึงความรู้สึกนึกคิดแทน ตั้งแต่การแสดงออกทางสีหน้า แววตา การเคลื่อนไหว ไปจนถึงท่าทางเฉพาะหรือภาษากาย

การพัฒนาทักษะการสื่อสัมพันธ์ระหว่างกัน

        1. ค้นหาว่ามีทักษะใดที่ควรพัฒนา

ค้นหาว่าเรามีจุดแข็งจุดอ่อนอย่างไร โดยอาจขอความเห็นจากเพื่อนร่วมงาน หัวหน้างาน ครอบครัว เป็นต้น หลังจากได้รับความคิดเห็นแล้วก็เริ่มพัฒนาทักษะนั้น ๆ ได้เลย

        2. สังเกตคนอื่น ๆ

วิธีหนึ่งที่สามารถจะช่วยพัฒนาทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลได้ดีคือการสังเกตคนอื่น ๆ โดยดูและฟังว่าพวกเขามีการสื่อสารกันอย่างไร รวมถึงภาษากายของพวกเขาด้วย จดบันทึกรายละเอียดต่าง ๆ เช่น น้ำเสียง ความเร็วในการพูด ภาษากาย และวิธีที่พวกเขามีส่วนร่วมกับผู้อื่น จากนั้นนำคุณสมบัติเหล่านั้นมาใช้โต้ตอบและสานสัมพันธ์ระหว่างกัน

        3. เรียนรู้ที่จะควบคุมอารมณ์

การเรียนรู้วิธีควบคุมอารมณ์ในการพูดสามารถปรับปรุงการสื่อสารโดยรวมของเราได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อเรารู้สึกโกรธ ควรรอจนกว่าจะสงบสติอารมณ์ได้แล้วค่อยคุยกับเพื่อนร่วมงาน จะทำให้สื่อสารได้อย่างมั่นใจและมีประสิทธิภาพมากกว่าการสื่อสารออกไปทั้งที่อารมณ์เสีย

        4. จดบันทึก

ควรจดบันทึกเกี่ยวกับบทสนทนาและการปฏิสัมพันธ์ในที่ทำงานเอาไว้ โดยควรจดบันทึกทั้งการโต้ตอบและการสื่อสารที่สำเร็จและไม่สำเร็จ เช่นนี้แล้วเราจะได้เรียนรู้และจัดการการสื่อสารของเราได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

        5. ฝึกฝนทักษะของตัวเอง

อีกวิธีหนึ่งในการสร้างและพัฒนาทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคล คือการทำให้ตนเองอยู่ในจุดที่จะใช้ทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ตัวอย่างเช่น การเข้าร่วมกลุ่มเพื่อพัฒนาทักษะของตนเอง โดยอาจเป็นกลุ่มเฉพาะอุตสาหกรรมหรือกลุ่มงานอดิเรกก็ได้ การประชุมและกิจกรรมทางสังคมในกลุ่มช่วยให้เราสามารถเรียนรู้การโต้ตอบกับผู้อื่นได้

        6. ให้ความสนใจคนอื่น ๆ

การให้ความสนใจกับเพื่อนและเพื่อนร่วมงานสามารถสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานและความสัมพันธ์ที่ดีได้ มีสิ่งที่เราสามารถทำได้เพื่อสร้างสัมพันธ์ที่ดีในการทำงาน เช่น เสนอความช่วยเหลือแก่เพื่อนร่วมงานในเวลาที่ยากลำบาก ชมเชยเพื่อนร่วมงานที่ทำงานหนัก

        7. หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน

ทำตัวเป็นผู้ฟังที่กระตือรือร้น โดยวางโทรศัพท์ลงเมื่อจะสื่อสารโต้ตอบกับผู้อื่น ให้ความสนใจอย่างเต็มที่กับคู่สนทนา การจดจ่ออยู่กับเรื่องที่สนทนาส่งผลให้เราสามารถฟังและเข้าใจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย

        8. เข้าร่วมชั้นเรียนและเวิร์กช็อป

การเข้าร่วมชั้นเรียนหรือทำเวิร์กช็อปสามารถช่วยพัฒนาทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในระยะเวลาสั้น ๆ

        9. หาที่ปรึกษา

ขอให้คนที่เรานับถือหรือชื่นชมช่วยพัฒนาทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล โดยอาจเป็นสมาชิกในครอบครัวหรือเพื่อนร่วมงานที่ไว้ใจได้ ให้พวกเขาช่วยกันเป็นกระจกสะท้อนภาพให้เรา

        10. บันทึกคลิปวิดีโอหรือคลิปเสียง

บันทึกคลิปวิดีโอหรือคลิปเสียงเพื่อดูหรือฟังว่าเราสามารถพัฒนาทักษะการสื่อสารได้อย่างไรบ้าง จดบันทึกสิ่งที่ต้องเปลี่ยนแปลง เช่น การเลือกใช้คำ น้ำเสียง ความเร็วในการพูด สีหน้า ภาษากาย นอกจากนี้ยังสามารถดูคลิปที่บันทึกไว้เพื่อประเมินความก้าวหน้าในอนาคตได้ด้วย

อาชีพที่เหมาะสมกับทักษะการสื่อสัมพันธ์ระหว่างกัน

นักข่าว

นักข่าวใช้ทักษะการค้นคว้าเชิงสืบสวนสอบสวนเพื่อรวบรวมรายละเอียดของเรื่องราวหรือเหตุการณ์ แล้วนำข้อเท็จจริงมาเสนอต่อสาธารณชน ประเด็นที่นักข่าวสามารถหาข้อมูลได้มีทั้งข่าวในท้องถิ่นและเหตุการณ์ระดับโลก นักข่าวบางคนอาจเชี่ยวชาญในบางเรื่อง เช่น สภาพดินฟ้าอากาศ กีฬา การเมือง โดยรายงานข่าวผ่านหนังสือพิมพ์ นิตยสาร สื่อดิจิตอล เป็นต้น ทั้งนี้การสื่อสารทั้งที่เป็นลายลักษณ์อักษรและวาจาล้วนเป็นสิ่งจำเป็นในฐานะนักข่าวที่ต้องสื่อสารกับบรรณาธิการ นักเขียนคนอื่น ๆ แหล่งข่าว รวมถึงผู้อ่านหรือผู้ชม จึงควรสื่อสารเรื่องราวให้คนทั่วไปเข้าใจได้ง่าย

นักประชาสัมพันธ์

นักประชาสัมพันธ์ทำหน้าที่ดูแลสร้างสื่อที่ช่วยยกระดับแบรนด์และภาพลักษณ์ของบริษัท ไม่ว่าจะเป็นข่าวประชาสัมพันธ์ แคมเปญโซเชียลมีเดีย ไปจนถึงการโฆษณา นักประชาสัมพันธ์ต้องทำงานโดยประสานงานกับหลายฝ่าย ทั้งนักข่าว นักเขียนเพื่อส่งข้อมูลให้เผยแพร่ และฝ่ายต่าง ๆ ภายในบริษัทเพื่อขอข้อมูลนำมาประชาสัมพันธ์บริษัท ทักษะด้านการสื่อสัมพันธ์ระหว่างกันจึงมีประโยชน์เมื่อต้องปฏิสัมพันธ์กับสื่อและเพื่อนร่วมงาน