การบริหารเวลา คือ การรู้จักวางแผนล่วงหน้าและจัดสรรเวลาในการทำงานอย่างถูกต้อง เหมาะสม เพื่อให้ทราบว่าเราจะต้องทำอะไร เวลาไหน อย่างไรก็ตาม ขั้นตอนแรกในการจัดสรรเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ คือการจัดระเบียบพื้นที่ทำงานเสียก่อน เพราะแม้ตารางงานจะเป็นระเบียบเรียบร้อย แต่ถ้าระบบการจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบ เราก็อาจจะต้องเสียเวลาไปกับการหาเอกสารต่าง ๆ ได้

    เมื่อระบบการจัดเก็บเอกสารเป็นระเบียบแล้ว ขั้นต่อไปคือการบันทึกกิจกรรมที่เราทำทุกอย่างโดยละเอียด ไม่ว่าจะเป็นการอาบน้ำ แต่งตัว เดินทาง เข้าประชุม ทำความสะอาดบ้าน รับประทานอาหาร รวมถึงการดูโทรทัศน์ หรือการออกกำลังกาย นอกจากการบันทึกกิจกรรมที่เราทำทุกอย่างโดยละเอียดแล้ว ในการทำงานเราก็ต้องบันทึกกิจกรรมโดยละเอียดเช่นกัน และเมื่อเรานำสิ่งที่บันทึกไว้กลับมาดูก็จะพบว่า เราใช้เวลาไปกับอะไรมากที่สุด น้อยที่สุด และต้องปรับเปลี่ยนเวลาอย่างไร

ประโยชน์ของการบริหารเวลาที่ดี

1. สามารถทำงานได้มากขึ้น และมีประสิทธิภาพที่มากขึ้น

2. ความเครียดน้อยลง

3. มีชื่อเสียงในระดับมืออาชีพ

4. เพิ่มโอกาสในการก้าวหน้า 

5. มีโอกาสมากขึ้นในการบรรลุเป้าหมายชีวิตและเป้าหมายในอาชีพ

การพัฒนาทักษะการบริหารจัดการเวลา

1. กำหนดลำดับความสำคัญ

ในกิจกรรมประจำวัน อาจมีงานบางอย่างที่สำคัญมากกว่างานอื่น ๆ เช่น งานหนึ่งอาจมีกำหนดเวลาส่งใกล้กว่างานอื่น ๆ หรือต้องทำงาน A ให้เสร็จสิ้นก่อนที่จะทำงาน B วิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพในการจัดลำดับความสำคัญของงานคือ การใช้ Eisenhower Matrix ซึ่งได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางว่ามีประสิทธิภาพ

งานในกล่องจะถูกแบ่งออกเป็น 4 ระดับ คือ

งานเร่งด่วนและสำคัญ ต้องทำทันที

งานไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ ให้วางแผนก่อนทำ

งานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ ให้มอบหมายให้คนอื่นทำ

งานไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ ให้ลดการทำงานลง

ด้วยการแบ่งงานเช่นนี้จะทำให้เราสามารถกำหนดลำดับความสำคัญได้และทราบได้ทันทีว่าเราควรทำงานใดก่อนหลัง 

2. หลีกเลี่ยงการทำงานหลาย ๆ อย่างพร้อมกัน

เมื่อเราพยายามจะบริหารจัดการเวลา โดยเร่งทำงานทุกอย่างไปพร้อม ๆ กัน เพื่อให้งานเสร็จทันเวลาพร้อม ๆ กัน นอกจากจะทำให้เราไม่สามารถโฟกัสไปที่งานที่สำคัญจริง  ๆ ได้แล้ว ยังอาจส่งผลเสียต่อความจำในการทำงานด้วย ดังนั้น หาให้พบว่างานใดที่สำคัญและเร่งรีบจริง ๆ แล้วค่อย ๆ ทำงานให้เสร็จสิ้นเป็นงาน ๆ ไป

3. หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน

ชีวิตประจำวันของเรานั้นเต็มไปด้วยสิ่งรบกวน สิ่งนี้จะขัดขวางการพัฒนาทักษะการบริหารจัดการเวลาของเราได้ ดังนั้น เราจึงต้องหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน เช่น การปิดแจ้งเตือนโทรศัพท์ หรือการขอให้สมาชิกในครอบครัวหรือเพื่อนร่วมงานไม่รบกวนเราในเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับงานในเวลางาน

4. เรียนรู้ที่จะปฏิเสธ

คนเรามีขีดจำกัด ปริมาณงานที่ทำได้ก็มีขีดจำกัดเช่นกัน ลองกำหนดขีดจำกัดของงานที่เรายินดีจะรับมาทำ พิจารณาว่าปริมาณงานที่เหมาะกับตนเองเป็นอย่างไร จะช่วยให้เราจัดการเวลาและมีสมาธิกับงานที่สำคัญที่สุดได้ หากงานมีปริมาณมากเกินกว่าที่เรากำหนดไว้ ให้มั่นใจที่จะปฏิเสธงานบางอย่างไป เพื่อให้มีเวลาทำงานที่มีคุณภาพ

5. ใช้แอปพลิเคชันบริหารจัดการเวลา

ปัจจุบันมีเทคโนโลยีที่ช่วยให้เราสามารถบริหารจัดการเวลาได้ดีขึ้น อย่างแอปพลิเคชันต่าง ๆ บนโทรศัพท์มือถือ จะช่วยเราจัดการเวลาและสามารถจัดระเบียบให้เราได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างแอปพลิเคชันสำหรับการบริหารจัดการเวลาได้แก่ Rescuetime จะช่วยติดตามประสิทธิภาพการทำงานของเราได้ หรือ Toggl Track ก็ช่วยให้เราเห็นว่าเราใช้เวลาจริง ๆ ไปเท่าไรกับงานใด

6. จัดตารางการทำงาน

ใช้ปฏิทินหรือแพลนเนอร์เป็นตัวช่วยจัดการเวลาในระยะยาว เขียนกำหนดเวลาสำหรับโครงการหรืองานที่เป็นส่วนหนึ่งของการทำให้โครงการโดยรวมเสร็จสมบูรณ์ รวมทั้งเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันโดยจัดลำดับความสำคัญของงานด้วย การทำเช่นนี้จะทำให้เราเห็นว่าแต่ละวันเรามีเวลาเท่าไร และมีงานสำคัญอะไรที่ต้องทำบ้าง

7. หยุดพักบ้าง

แม้ว่าจะรู้สึกอยากทำงานให้เสร็จก่อนจะหยุดพัก แต่วิธีนี้อาจส่งผลเสียต่อสุขภาพจิตได้ เปิดโอกาสให้สมองได้พักสัก 2-3 นาที ทุก ๆ 2-3 ชั่วโมง เพื่อทำให้สมองสดชื่นขึ้น จะสามารถช่วยให้การทำงานประสบความสำเร็จได้มากขึ้น

อาชีพที่เหมาะสมกับทักษะการบริหารจัดการเวลา

ทันตแพทย์

ทันตแพทย์หรือหมอฟันเป็นผู้เชียวชาญด้านการป้องกัน วินิจฉัย และรักษาปัญหาสุขภาพในช่องปาก หมอฟันเป็นบุคคลที่ได้รับการฝึกฝนมาอย่างดีในการทำงานเพื่อให้แน่ใจว่า ฟัน เหงือก และช่องปากของคนไข้มีสุขภาพที่ดี หมอฟันอาจทำหัตถการต่าง ๆ เช่น อุดฟัน ถอนฟัน ขูดหินปูน ซึ่งในการทำงานแต่ละครั้ง หมอฟันจะมีเวลาที่จำกัดในการทำงาน พวกเขาต้องบริหารจัดการเวลาอย่างดี เพื่อให้รักษาคนไข้ได้เสร็จสิ้นในเวลาที่รวดเร็ว

นักวางแผนงานแต่งงาน

งานแต่งงานเป็นหนึ่งในงานที่สำคัญที่สุดของชีวิตคู่ แต่ด้วยรายละเอียดการจัดงานที่มากมาย ก็อาจทำให้เกิดความเครียดแก่บ่าวสาวที่สุดได้เช่นกัน นักวางแผนงานแต่งงานจึงมีความจำเป็นต่อการจัดงานแต่งงานของคู่สมรส นักวางแผนงานแต่งงานได้รับความไว้วางใจจากบ่าวสาวในการวางแผนงานแต่งงาน และด้วยระยะเวลาที่จำกัดกับรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ อีกมากมาย ทำให้นักวางแผนงานแต่งงานจำเป็นต้องมีการบริหารจัดการเวลาที่ดี เพื่อทำให้งานสำคัญแต่ละงานเสร็จสิ้นโดยสมบูรณ์