บางปัญหาแค่ดีดนิ้วก็แก้ได้แล้ว แต่บางปัญหาที่มีประเด็นซับซ้อนจะต้องใช้ทักษะย่อยของ Problem Solving Skills เข้ามาช่วยและต้องมีลำดับขั้นตอนที่ชัดเจนในการแก้ไขปัญหา เพราะไม่อย่างนั้นการแก้ปัญหาของเราอาจมีลักษณะเหมือนงมเข็มหรือสะเปะสะปะจับต้นชนปลายไม่ถูกก็เป็นได้ Plook Friends จึงอยากแนะนำ 6 ขั้นตอนง่าย ๆ ของการแก้ไขปัญหาให้น้อง ๆ ได้ลองนำไปใช้กันดู

1. ระบุและอธิบายรายละเอียดของปัญหา (Identify and Define) 

ขั้นแรกของการแก้ไขปัญหาคือการระบุให้ได้ก่อนว่าปัญหาคืออะไร โดยพยายามอธิบายรายละเอียดของปัญหาว่าเกิดอะไรขึ้นกันแน่ ยิ่งเราสามารถระบุและเล่าได้ว่าเกิดปัญหาอะไรขึ้นและมีต้นตอมาจากอะไรจะช่วยให้เราจับประเด็นได้อย่างชัดเจน ซึ่งถือเป็นจุดเริ่มต้นในการแก้ปัญหาที่ดี และการที่จะทำเช่นนั้นได้ก็จะต้องใช้ทักษะในการค้นคว้าวิจัยที่ดีควบคู่กันไป

2. วิเคราะห์ปัญหา (Analyze) 

จะว่าไปแนวทางการวิเคราะห์ปัญหานั้นมีมากมายหลากหลายแนว หนึ่งในนั้นคือการวิเคราะห์และจำแนกปัญหาออกเป็นขั้น ๆ ตามระดับผลกระทบของปัญหาดังนี้
 

• ผลกระทบเบา คือปัญหาที่เพิ่งเกิดขึ้นและไม่ได้ส่งผลกระทบต่อชีวิตหรือกิจการของเราอย่างทันที ในขั้นนี้เราสามารถบริหารจัดการทรัพยากรและเวลาในการแก้ไขปัญหาได้อย่างยืดหยุ่น เพราะแรงกดดันยังมีไม่มาก แต่ก็ไม่ควรมองข้ามเพราะถ้าชะล่าใจมันอาจขยายใหญ่จนเข้าสู่ขั้นที่ 2 ได้
 

• ผลกระทบปานกลาง เป็นปัญหาที่ส่งผลกระทบในวงกว้างมากกว่าขั้นแรก อาจเป็นผลมาจากปัญหาที่หมักหมมมาจากขั้นแรก หรือเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นมาก็มีผลกระทบปานกลางแล้ว ในขั้นนี้เราจะต้องลงทุนลงแรงในการแก้ปัญหาให้เร็วก่อนที่ปัญหาจะพัฒนาไปสู่ขั้นวิกฤติที่อาจก่อให้เกิดความเสียหายในวงกว้างได้
 

• ผลกระทบขั้นวิกฤติ ปัญหาในขั้นนี้จะต้องได้รับการแก้ไขอย่างเร่งด่วน เรียกได้ว่าเป็นปัญหาที่ต้องทุ่มทรัพยากรที่มีอยู่เพื่อแก้ไขปัญหาในทันที มิฉะนั้นอาจก่อให้เกิดแผลเป็นในระยะยาวต่อตัวเองหรือองค์กรได้ 

การวิเคราะห์และจำแนกดังกล่าวจะช่วยให้เรารู้ว่าควรบริหารจัดการกับปัญหาด้วยวิธีไหน ใช้ทรัพยากรอะไรและเท่าใดบ้าง และควรมีกรอบเวลาในการแก้ไขปัญหานานเท่าไหร่

3. พัฒนาแนวทางในการแก้ไขปัญหา (Develop Alternate Solutions) 

ด้วยการที่ปัญหาหนึ่งมักจะมีทางออกมากกว่าหนึ่งทางเสมอ จึงเป็นการดีที่เราจะพัฒนาแนวทางในการแก้ไขปัญหาออกมาหลายแนวทาง เทคนิคคืออย่าเพิ่งจำกัดความคิดตัวเองมากนักในขั้นตอนนี้ พยายามปลดปล่อยความคิดสร้างสรรค์ในการแก้ไขปัญหาออกมา เพราะมันอาจทำให้เราได้มาซึ่งวิธีแก้ไขปัญหาที่สดใหม่จนสามารถนำไปใช้เป็นบรรทัดฐานใหม่ในชีวิตหรือกิจการต่าง ๆ ในองค์กรได้

4. ประเมินแนวทางที่ได้มา (Evaluate Alternatives) 

เมื่อเราได้ชุดแนวทางการแก้ไขปัญหามาแล้ว ขั้นต่อไปก็ให้เรากำหนดเกณฑ์ต่าง ๆ ในการคัดเลือกแนวทางที่ได้มา เช่น ความคุ้มค่าทางต้นทุน ประโยชน์ในระยะยาว ทรัพยากรที่ต้องใช้ ฯลฯ จากนั้นให้เราคัดแยกแนวทางที่คาดว่าจะให้ผลลัพธ์ไม่ดีออก ทำการให้คะแนนกับแต่ละแนวทางที่ผ่านการคัดแยกแล้วเรียงลำดับตามคะแนนที่ได้ เสร็จแล้วให้เราลองประเมินการจัดลำดับของแนวทางการแก้ไขปัญหาอีกครั้งด้วยการเปรียบเทียบข้อดีข้อเสียของแต่ละแนวทาง

5. ลงมือปฏิบัติตามแนวทาง (Implement the Solution) 

ขั้นตอนการลงมือแก้ไขปัญหานี้ถ้าให้ดีควรมีแผนการการลงมือปฏิบัติที่ชัดเจน ยิ่งเป็นปัญหาที่ซับซ้อนก็ควรมีลำดับขั้นตอนในการแก้ไขปัญหา และควรมีแผนสำรองกรณีที่เกิดปัญหาพ่วงขึ้นมาระหว่างการแก้ไข ซึ่งถ้าเราทำได้ดีในขั้นตอนการระบุและอธิบายรายละเอียดของปัญหา (ขั้นตอนที่ 1) ก็จะสามารถคาดคะเนถึงปัญหาพ่วงที่อาจเกิดขึ้นได้ และในขั้นตอนการลงมือปฏิบัตินี้นี่เองที่จะต้องใช้ทักษะในการสื่อสารที่ดี โดยเฉพาะในกรณีของปัญหาระดับองค์กร

6. ประเมินผลปฏิบัติการ (Mesure the Result) 

หลังจากลงมือแก้ไขปัญหาไปแล้ว ในกรณีที่ปัญหายังอยู่ แน่นอนว่าเราต้องกลับไปหาแนวทางการแก้ปัญหากันใหม่ หรืออาจจะต้องกลับไปทบทวนดูว่าเราระบุต้นตอของปัญหาได้ถูกต้องแล้วหรือไม่ ส่วนในกรณีที่ปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว เราก็ควรประเมินดูว่าแนวทางของเรามีประสิทธิภาพหรือไม่ ถ้าไม่ก็ควรพัฒนาแนวทางในการแก้ปัญหาให้ดียิ่งขึ้นด้วยการคิดค้นแนวทางใหม่ตั้งแต่ต้นหรือกลับไปดูแนวทางอื่น ๆ ที่เราได้มาจากขั้นตอนที่ 3 ก็ได้

แม้ขั้นตอนดังกล่าวจะดูเป็นพิธีรีตองไปหน่อย แต่ถ้าฝึกฝนไปเรื่อย ๆ เราจะประยุกต์ใช้วิธีการแก้ไขปัญหาได้อย่างไหลลื่นและเป็นไปตามธรรมชาติ ประหนึ่งเป็นปฏิกิริยาตอบสนองตามสัญชาตญาณของเราโดยปริยาย แต่แน่นอนว่าสำหรับใครที่ยังไม่เคยลองแก้ไขปัญหาอย่างเป็นระบบเช่นนี้อาจจะยังไม่คล่องนัก เราจึงมีแนวทางการพัฒนาทักษะการแก้ไขปัญหาดี ๆ ให้ได้ลองนำไปใช้กันดู

 

อัปเกรด Problem Solving Skills

 

หาความรู้เพิ่ม 

ด้วยการที่ปัญหาแต่ละอย่างมีรายละเอียดเฉพาะตัว การจะแก้ไขปัญหาแต่ละอย่างได้จึงต้องมีความรู้ในแขนงนั้น ๆ ดังนั้นการพัฒนาทักษะการแก้ไขปัญหาในขั้นต้นจึงเป็นการเรียนรู้ทักษะทั้ง hard skilsl และ soft skills เพิ่มเติมผ่านการศึกษาด้วยตัวเอง ลงเรียนคอร์สออฟไลน์หรือออนไลน์ ฯลฯ ความรู้ที่จะนำมาแก้ปัญหาอาจมาจากคลังความรู้ที่เราสะสมมา หรืออาจมาจากตอนที่ปัญหาเกิดขึ้นและบังคับให้เราต้องทำการค้นคว้าเพิ่มเติม ดังนั้นถ้าเราสามารถคาดเดาถึงความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นจากกิจกรรมหรือสายงานของเรา ก็จะเป็นการดีถ้าเราหาความรู้เกี่ยวกับกิจกรรมหรือสายงานของเราเพิ่มเติม

 

 

แกว่งตัวเองหาโอกาส

หนึ่งในหนทางของการอัปเกรดทักษะการแก้ไขปัญหาให้ดีขึ้นก็คือการลงมือแก้ปัญหาจริง ๆ หมายความว่าถ้าเราเผชิญกับปัญหาหรือความท้าทายอยู่บ่อย ๆ มันก็จะทำให้เรามีโอกาสในการใช้ทักษะการแก้ไขปัญหาถี่ขึ้น ซึ่งอาจช่วยให้เราลับทักษะนี้ให้แหลมคมยิ่งขึ้นได้ แต่อย่าเข้าใจผิดว่าเป็นการแกว่งเท้าหาเสี้ยนนะ (มิเช่นนั้นเราเองอาจกลายเป็นต้นตอของปัญหา) เพราะในที่นี้หมายถึงการเปิดรับความท้าทายใหม่ ๆ เข้ามาในชีวิต เช่น การเข้าร่วมโครงการอะไรใหม่ ๆ และอื่น ๆ ที่จะนำเราไปสู่ประสบการณ์ใหม่ ๆ ได้ เมื่อมองในมุมนี้การเปิดรับความท้าทายใหม่ ๆ ก็เป็นอีกทางในการหาความรู้ใหม่ ๆ อย่างในข้อแรกเช่นกัน

 

 

ฝึกแก้ปัญหาทิพย์ 

การเตรียมตัวแก้ปัญหาทั้ง ๆ ที่ปัญหาจริงยังไม่เกิดขึ้นก็เป็นอีกวิธีที่ดีในการพัฒนาทักษะการแก้ไขปัญหา โดยสามารถทำได้ด้วยการจำลองเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นล่วงหน้าและขบคิดดูว่าจะแก้ปัญหาอย่างไร อาจเริ่มต้นจากการวิเคราะห์กิจกรรมหรือสายงานที่เราทำว่ามีความเสี่ยงอะไรที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตบ้าง แล้วลองหยิบยกประเด็นที่ท้าทายมาแล้วลงมือแก้ปัญหากันอย่างทิพย์ ๆ ดู ดีไม่ดีเราอาจได้แผนรับมือล่วงหน้าก่อนที่ปัญหาจริงจะเกิดขึ้นก็ได้

 

 

ลักจำ 

ถ้าหากปัญหาที่เรากำลังเผชิญอยู่เป็นเรื่องใหม่เอี่ยมสำหรับเรา และยังเป็นเรื่องเร่งด่วนจนไม่สามารถแบ่งเวลาไปศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมเพื่อมาแก้ไขปัญหาได้ การแก้ไขปัญหาในสถานการณ์แบบนี้ไม่มีอะไรที่เหมาะไปกว่าการขอความช่วยเหลือหรือลักจำวิธีการแก้ไขปัญหาจากผู้มีประสบการณ์ ซึ่งการหยิบยืมประสบการณ์จากผู้อื่นถือเป็นอีกช่องทางในการเรียนรู้ที่สำคัญ

 

มาถึงตรงนี้เราจะเห็นว่า Problem Solving Skills หรือทักษะการแก้ไขปัญหานั้นไม่ใช่ทักษะที่อยู่ได้ด้วยตัวของมันเอง แต่มันประกอบไปด้วยร่างแยกหรือทักษะย่อยต่าง ๆ มากมายแตกต่างไปตามรูปแบบของปัญหาที่ต้องใช้ความรู้เฉพาะทางในการแก้ปัญหา แต่จะมีชุดทักษะพื้นฐานที่เราสามารถประยุกต์ใช้ได้กับทุกปัญหา ไม่ว่าจะเป็นทักษะด้านการวิจัยค้นคว้า การวิเคราะห์ การตัดสินใจ การสื่อสาร และการบริหารจัดการ เมื่อนำทักษะเหล่านี้ไปประยุกต์ใช้กับ 6 ขั้นตอนในการแก้ไขปัญหาที่เราแนะนำไป บวกกับการพัฒนาทักษะการแก้ไขปัญหาอยู่เรื่อย ๆ รับรองว่ามันจะช่วยให้เราแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างแน่นอน

 

บทความที่เกี่ยวข้อง

• แก้ไขปัญหาอย่างเป็นระบบด้วย Problem Solving Skills

• ทฤษฏีหมวก 6 ใบ หลักการคิดที่ช่วยเรื่องการจำและการแก้ปัญหา

• หลักการคิดแก้ปัญหา 3 แบบ รู้ไว้คิดอะไรก็ไม่มีตัน

• 12 Soft Skills สำคัญที่ควรมีติดตัวก่อนเรียนจบ

• Teen’s Guide ทุกปัญหาของวัยรุ่นมีทางออกเสมอ

• ‘AQ’ ทักษะจำเป็นในวันที่โลกหมุนเร็วจนตามไม่ทัน

• 6 วิธีพัฒนาทักษะสมอง EF ในวัยรุ่นให้เก่งและดี เอาตัวรอดได้

• เคล็ดลับการตัดสินใจให้ไม่พลาดโอกาสที่ดีที่สุด ไร้อาการ 'FOBO'

• เคล็ดลับที่จะเปลี่ยนตัวเองให้เป็นคนชอบลงมือทำจาก Stanford

• ฝึก ‘ความฉลาดทางอารมณ์’ เคล็ดไม่ลับอัปผลการเรียนให้ดีขึ้น

 

 

แหล่งข้อมูล

- Problem-Solving Skills: Definitions and Examples

- 7 Steps to Effective Problem Solving 

- Problem solving