การใช้ภาษาอย่างเป็นทางการบ่งบอกถึงความสุภาพและความเป็นมืออาชีพ โดยสถานการณ์ที่จำเป็นต้องใช้คำอย่างเป็นทางการ เช่น การแสดงความเคารพต่อผู้สูงวัยกว่า, การสนทนากับคนที่เพิ่งรู้จัก, การสัมภาษณ์งาน, การประชุม, การสื่อสารกับผู้บริหารระดับสูง, การสนทนากับลูกค้า
สามคำทักทายพื้นฐานที่รู้จักกันมาตั้งแต่เริ่มเรียนภาษาอังกฤษ ใช้ในการทักทายแต่ละช่วงเวลา ดังนี้
Good morning ทักทายได้ตั้งแต่ช่วงเช้าถึงก่อนเที่ยง
Good afternoon ทักตั้งแต่เที่ยงถึงช่วงหกโมงเย็น
Good evening ทักตั้งแต่ช่วงหกโมงเย็นถึงช่วงค่ำ
เพื่อแสดงความเคารพ สามารถใส่ชื่อของผู้ที่เราทักทายตามท้ายคำกล่าวทักทายได้ เช่น Good morning, Mr. Somchai, Good afternoon, Jenny
หรือหากทักทายบุคคลที่ไม่ทราบชื่อจะใช้ sir/madam ต่อท้ายคำทักทาย เช่น Good morning, sir/madam
ข้อควรจำ : Goodnight ไม่นับว่าเป็นคำทักทาย แต่ในการสื่อสารอย่างเป็นทางการจะใช้เป็นคำกล่าวลา เช่น Goodnight! See you tomorrow.
เป็นวลีที่มีความเป็นทางการอย่างมาก ใช้กับคนที่พบเจอกันครั้งแรก โดยผู้ที่ถูกทักทายจะตอบกลับมาว่า How do you do? เช่นกัน
เป็นวลีสุภาพที่ใช้ตอบกลับในการทักทายสำหรับคนที่พบเจอกันครั้งแรก โดยปกติเมื่อพบกันตามธรรมเนียมตะวันตกจะจับมือกัน (shake hands) ประมาณสองถึงสามวินาทีพร้อมกับพูดว่า Nice to meet you / Pleased to meet you (ยินดีที่ได้พบคุณ)
เรารู้จัก How are you? (คุณเป็นอย่างไรบ้าง) กันดี แต่ถ้าอยากให้สุภาพมากยิ่งขึ้นจะใช้ How have you been? โดยใช้ทักทายคนที่ไม่ได้พบเจอกันมานาน
ในทุกภาษาจะใช้คำที่เป็นทางการมากที่สุดในภาษาเขียน เช่น การสมัครงาน, การติดต่องาน, การร้องเรียนทางกฎหมาย โดยส่วนใหญ่จะใช้ในการขึ้นต้นจดหมายหรืออีเมล
เมื่อส่งจดหมายหรืออีเมลถึงบุคคลที่ไม่รู้จักชื่อจะใช้ Dear Sir (ใช้ส่งถึงผู้ชาย) / Dear Madam (ใช้ส่งถึงผู้หญิง) ซึ่งเป็นการเริ่มต้นการสนทนาที่เป็นทางการที่สุด
แม้วลี To Whom It May Concern จะดูล้าสมัย แต่มีความเป็นทางการในการติดต่อทางอีเมลที่ไม่มีที่อยู่หรือแผนกที่เฉพาะเจาะจง เช่น ส่งอีเมลไปแผนกที่ไม่คุ้นเคย, ส่งคำร้องเรียนกับบริษัท, ส่งจดหมายรับรอง
ข้อควรจำ : การใช้ To Whom It May Concern แต่ละคำจะขึ้นต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ และตามด้วยเครื่องหมาย colon ( : ) เสมอ แล้วเคาะเว้นสองบรรทัดก่อนเริ่มเนื้อหาจดหมายหรืออีเมล
ตัวอย่าง:
To Whom It May Concern:
I saw your company announced the opening of ……………………………………………………...........................................................................
......................................................................................................................................................................................................................................................
ในการส่งจดหมายหรืออีเมลสมัครงานส่วนใหญ่จะใช้คำขึ้นต้นว่า To the Hiring Manager รวมถึงจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการส่งอีเมล “info@” ไปยังกล่องข้อความของบริษัท เนื่องจากเป็นการบ่งบอกว่าอีเมลนั้นเกี่ยวกับโอกาสในทำงาน และเป็นการระบุว่าให้ใครก็ตามส่งต่อข้อความนั้นไปยังฝ่ายบุคคลในทันที
หากทราบชื่อบุคคลนั้น จะขึ้นต้นคำทักทายด้วย Dear และตามด้วยคำนำหน้าและนามสกุลของบุคคลนั้น เช่น Dear Mr. Smith หรือจะใช้ Dear sir/madam แทนก็ได้
คำทักทายอย่างไม่เป็นทางการจะใช้ในสถานการณ์ เช่น การประชุมไม่เป็นทางการกับเพื่อนร่วมงาน, การพูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน, พูดคุยกับเพื่อน ด้วยคำและสำนวนต่าง ๆ ดังนี้
Hello/Hi เป็นคำที่รู้จักกันดีและนิยมใช้กันบ่อยมาก โดยมักตามด้วยชื่อบุคคล เช่น Hello, Tom. How are you? Hi, Pim. Nice to see you!
ส่วน Hey จะใช้กับบุคคลที่รู้จักและสนิทกันเป็นอย่างดี แต่ถ้าใช้กับคนแปลกหน้าในสถานการณ์ที่ไม่เป็นทางการต้องระวังในออกเสียง หากเน้นเสียงหนักมากเกินไปอาจกลายเป็นหยาบคายได้
เป็นการทักทายในสถานการณ์ที่ไม่เป็นทางการที่ให้ความรู้สึกเป็นมิตรและอบอุ่น อีกทั้งยังฟังดูเป็นธรรมชาติอีกด้วย
ใช้ถามว่า “เป็นอย่างไรบ้าง” แบบสบาย ๆ อย่างเป็นกันเอง โดยมักถามหลังจากทักทายกันแล้ว และตอบสั้น ๆ ในเชิงบวก เช่น
Tom: Hello, Pim. How are you doing? (สวัสดีพิม เป็นอย่างไรบ้าง)
Pim: Fine, thanks. And you? (สบายดี ขอบใจนะ แล้วนายล่ะ)
Thu: Hi, Pom. How’s it going? (สวัสดี ป้อม เป็นไงบ้าง)
Pom: I’m very well. How’re you? (สบายมากเลยล่ะ แล้วนายล่ะเป็นไง)
เป็นคำทักทายที่เป็นมิตรใช้เวลาที่ไม่ได้เจอกันหรือเจอกันโดยบังเอิญ และสามารถใช้เริ่มต้นบทสนทนาหรือหลังจากกล่าวทักทาย Hello เช่น Hello, Jenny. Nice to see you again. (สวัสดีเจนนี่ ดีใจที่ได้เจอกันอีกครั้งนะ)
ใช้เมื่อได้พบเจอเพื่อนเก่าที่ไม่ได้เจอกันมานาน เมื่อทักทายด้วยวลีนี้แล้วมักตามด้วยคำถามอย่าง How are you?
ความรู้เพิ่มเติม: ages เมื่อเติม s เป็น ages หมายถึง นานมาก ๆ
Jene: Hi, Jub! Long-time no see. How are you? (หวัดดีจุ๊บ ไม่เจอกันนานเลยนะ เธอเป็นอย่างไรบ้าง)
Jub: I’m fine, thanks! What’s new? (สบายดี ขอบใจนะ แล้วเธอล่ะ)
Mark: Hey, Tim. How have you been? (เฮ้ ทิม เป็นยังไงบ้าง ไม่เจอกันนานเลยนะ)
Tim: Yes, it’s been a while since I saw you last time. (ใช่ นานแล้วนะตั้งแต่เจอกันครั้งสุดท้ายน่ะ)
นอกจากนี้ยังมีคำและสำนวนสแลงในการทักทาย ที่ใช้ในสถานการณ์ไม่เป็นทางการและไร้สาระนิดหน่อย มักใช้กับเพื่อนสนิทมาก ๆ
What’s up? คำทักทายสแลงที่ใช้กันโดยทั่วไป เป็นวิธีทักทายเพื่อน ๆ อย่างผ่อนคลายด้วยการถามพวกเขาว่ากำลังทำอะไรหรือมีอะไรใหม่ในชีวิต และเนื่องจากไม่ดูหยาบคายจึงใช้ทักทายเพื่อร่วมงานที่สนิท รวมถึงคนในครอบครัวได้
เป็นคำสั้น ๆ ที่รวบมาจาก What’s up? ที่อเมริกานิยมใช้กันมากในช่วงต้นยุค 2000 สำหรับปัจจุบันส่วนมากใช้แดกดันหรือในข้อความเท่านั้น
คำทักทายสนุก ๆ ที่มาจากวัฒนธรรมฮิพฮอพอเมริกายุค 1990 และทุกวันนี้ยังคงใช้กันทั่วไปในอเมริกา
มาจาก Hey ที่เวลาส่งข้อความหากันมักเพิ่ม ‘y’ เข้าไปสามหรือสี่ตัว คล้ายกับเวลาส่งข้อความภาษาไทยอย่าง “เหรออออ” “แล้ววว”