เมื่อเราต้องเขียนจดหมายหรืออีเมลภาษาอังกฤษ หลายคนอาจจะเกิดความกังวลทั้งเรื่องแบบฟอร์มและคำสำคัญที่ใช้ในการเขียน วันนี้จึงขอนำ How to หลักการเขียนจดหมายและอีเมลภาษาอังกฤษมาฝากทุกคนกันค่ะ

หลักการเขียนจดหมายและอีเมลภาษาอังกฤษ

1. พิจารณาว่าจดหมายหรืออีเมลที่จะเขียนเป็นทางการหรือไม่

    จดหมายหรืออีเมลที่ไม่ทางการ มักเป็นจดหมายส่วนตัวอาจจะมีขนาดสั้นหรือยาวก็ได้ แล้วแต่เนื้อความที่เขียนลงไป แต่จะเลือกใช้คำที่เป็นกันเอง ไม่ทางการ โดยมากมักใช้กับการเขียนถึงครอบครัวหรือเพื่อน

    จดหมายหรืออีเมลที่เป็นทางการ มักเป็นจดหมายหรืออีเมลที่เขียนถึงบุคคลที่เราไม่รู้จักมักจี่เป็นการส่วนตัว โดยมากมักเป็นจดหมายที่เขียนหาบุคคลอื่นเพื่อสอบถามเกี่ยวกับข้อมูล หรือเพื่อสมัครงาน หรือเขียนเพื่อร้องเรียน เป็นต้น

2. จัดรูปแบบการเขียนจดหมายหรืออีเมล

    การเขียนจดหมายหรืออีเมลในภาษาอังกฤษประกอบด้วย 6 ส่วนสำคัญ ดังนี้
    1. การกล่าวเปิดว่าเราเขียนถึงใคร โดยอาจใช้คำว่า Dear ตามด้วยชื่อคนที่เราเขียนถึง แล้วตามด้วย , (comma) ในจดหมายที่ไม่เป็นทางการ และใช้คำว่า Dear ตามด้วย Mr. / Mrs. / Miss และตามด้วยนามสกุล ในจดหมายที่เป็นทางการ หรือถ้าหากไม่ทราบชื่อสกุลอาจจะใช้คำว่า Dear Sir / Madam แล้วตามด้วย , (comma)

    2. ส่วนที่สองคือส่วนนำของจดหมายหรืออีเมล เป็นย่อหน้าแรกที่เป็นการเขียนกล่าวทักทายหรือเกริ่นนำถึงเหตุผลของการเขียนจดหมายหรืออีเมลในครั้งนี้

    3. ส่วนที่สามเรียกว่าส่วนเนื้อความ โดยบอกวัตถุประสงค์หรือรายละเอียดต่าง ๆ เกี่ยวกับการเขียนจดหมายหรืออีเมล อาจจะแบ่งการเขียนออกเป็นหนึ่งย่อหน้าหรือมากกว่านี้ก็ได้ขึ้นกับความยาวของจดหมายหรืออีเมล

    4. ส่วนที่สี่คือย่อหน้าสุดท้ายของการเขียนจดหมายหรืออีเมล เป็นส่วนที่เขียนสรุปเรื่องและเพื่อบอกสิ่งที่เราคาดหวังจากผู้รับจดหมายหรืออีเมล เช่น การตอบกลับจดหมายของเรา หรือไว้พบกันในสักวันหนึ่ง

    5. ส่วนที่ห้าคือคำลงท้ายในจดหมายหรืออีเมล ซึ่งมีหลากหลายแบบขึ้นอยู่กับผู้รับว่าเป็นใครและต้องมีความทางการมากเพียงใด หากจดหมายหรืออีเมลที่เป็นทางการ มักใช้ข้อความต่อไปนี้ในการลงท้าย

Yours sincerely,   --->   ขอแสดงความนับถือ
Yours faithfully,   --->   ขอแสดงความนับถือ
Regards,   --->   ขอแสดงความนับถือ
Best regards,   --->   ขอแสดงความนับถือ
With kind regards,   --->   ด้วยความเคารพอย่างสูง

    ส่วนในจดหมายที่ไม่เป็นทางการ มักใช้คำเหล่านี้ในการเขียนลงท้ายจดหมายหรืออีเมล

With love,   --->   ด้วยความรัก
With much love,   --->   ด้วยความรักมากมาย
Love,   --->   ด้วยรัก
Lots of loves   --->   รักมากมาย

    6. ส่วนที่หกคือการลงนามของผู้เขียนจดหมายหรืออีเมล แสดงให้รู้ว่าใครเป็นผู้เขียน โดยถ้าเป็นจดหมายส่วนตัวที่ไม่เป็นทางการอาจเขียนชื่อหรือทั้งชื่อและนามสกุล หรืออาจเป็นลายเซ็น แต่สำหรับจดหมายที่เป็นทางการนั้น ถัดจากคำลงท้ายจะเป็นลายเซ็น และถัดลงมาจะเป็นชื่อนามสกุลตัวบรรจง และถัดลงมาชื่อนามสกุลอาจจะเป็นตำแหน่งของผู้เขียนจดหมายหรืออีเมล

3. เลือกใช้คำที่ใช้ในการเขียนจดหมายหรืออีเมลที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

ลองนำ How to ... การเขียนจดหมายและอีเมลภาษาอังกฤษที่ได้นำมาฝากทุกคนไปฝึกใช้กันดูนะคะ เพียงเท่านี้เพื่อน ๆ ก็จะสามารถเขียนจดหมายและอีเมลกันได้อย่างมือโปรกันเลยล่ะค่ะ