ปัจจุบันภาษาอังกฤษถือเป็นภาษาสากลที่ใช้กันโดยทั่วไปในชีวิตประจำวันและการทำงาน วันนี้จึงขอเสนอหลักการง่าย ๆ ในการใช้ภาษาอังกฤษเพื่อการประชุม ซึ่งเป็นประโยชน์สำหรับการทำงานและการติดต่อธุรกิจ ดังนี้ค่ะ

ก่อนที่เราจะไปเรียนรู้เรื่องหลักการในการใช้ภาษาอังกฤษเพื่อการประชุม เราลองมาเรียนคำศัพท์ภาษาอังกฤษที่มักใช้บ่อย ๆ ในการประชุมกันก่อนนะคะ

1. Discussion  =   การหารือหรือการอภิปราย
2. Root cause   =   สาเหตุของปัญหา
3. Issues  =   ประเด็น
4. Weekly meeting   =   การประชุมประจำสัปดาห์
5. Annual meeting  =   การประชุมประจำปี
6. Shareholder meeting  =   การประชุมผู้ถือหุ้น
7. Agenda  =  หัวข้อเรื่องที่จะพูดในการประชุม
8. Conference room   =   ห้องประชุม
9. Minutes   =  บันทึกการประชุม
10. Vote for   =   จำนวนผู้เห็นด้วย
11. Opposed   =   จำนวนผู้ไม่เห็นด้วย
12. Abstained  =   จำนวนผู้ไม่ออกเสียง

หลักการง่าย ๆ ในการใช้ภาษาอังกฤษเพื่อการประชุม

1. การเปิดการประชุมและทักทายผู้เข้าร่วมประชุม

การเปิดประชุมและทักทายผู้เข้าร่วมประชุมอาจทำได้โดยประธานในการประชุมหรือผู้ที่จะนำเสนอเรื่องเป็นคนแรกในการประชุม ซึ่งสามารถใช้ประโยคและวลีต่อไปนี้

Good morning/afternoon …
Since everyone is here, let’s get started …   --->   เมื่อครบทุกคนแล้ว พวกเราไปเริ่ม ... กันเถอะ

Ex. Since everyone is here, let’s get started the meeting.
     (เมื่อครบทุกคนแล้ว พวกเราไปเริ่มการประชุมกันเถอะ)

Let’s begin …   --->   เริ่ม ... กันเถอะ

Ex. Let’s begin meeting
     (เริ่มการประชุมกันเถอะ)

First of all, I really appreciate your presence here today.   --->   อันดับแรก ผม/ดิฉันรู้สึกซาบซึ้งกับการมาเข้าร่วมประชุมของพวกคุณในวันนี้
First, I’d like to welcome everyone.   --->   อันดับแรก ผม/ดิฉันขอต้อนรับทุกคน
I’d like to thank everyone for coming today.   --->   ผม/ดิฉันขอขอบคุณทุกคนที่มาในวันนี้

2. การแนะนำตัวเองและแนะนำตัวผู้เข้าร่วมประชุม

ก่อนเริ่มการประชุมเราควรมีการแนะนำตนเองและทำความรู้จักกับผู้เข้าร่วมประชุม เพื่อให้การประชุมเกิดความเป็นกันเองมากขึ้นและจะได้ทราบว่ามีใครที่ไม่ได้มาเข้าร่วมการประชุม

I’m … (เติมชื่อของตนเองลงไป)
Let’s go around the room and introduced ourselves quickly …   --->   เรามาเริ่มแนะนำตนเองกันอย่างเร็ว ๆ วนไปรอบห้อง
Let’s go around the table and introduced ourselves …   --->   เรามาเริ่มแนะนำตนเองวนไปรอบโต๊ะ

(Someone) sends apologies. He/she couldn’t make it this morning/afternoon ... ใช้เมื่อการแนะนำตัวเสร็จสิ้นและต้องการบอกรายชื่อผู้ที่ไม่ได้มาเข้าร่วมการประชุม โดยเปลี่ยนชื่อและเวลาตามความเป็นจริง

Ex. Somsri sends apologies. She couldn’t make it this morning.
     (สมศรีฝากมาขอโทษว่าหล่อนไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ในเช้านี้)

3. การนำเสนอวาระการประชุม

ก่อนเริ่มการประชุมควรมีการนำเสนอวาระการประชุมทุกครั้ง เพื่อจะได้ทราบถึงขอบเขตการประชุมในครั้งนี้และเป็นการตรวจสอบว่าได้ตกหล่นประเด็นใดไปหรือไม่ การประชุมในครั้งนี้มีประเด็นครบถ้วนแล้วหรือยัง โดยอาจใช้ประโยคในการนำเสนอวาระการประชุมดังนี้

So let's start with the first item on the agenda ...   --->    ดังนั้นเรามากันที่หัวข้อแรกในการประชุมกันเถอะ ...
Our goal today is to …   --->   จุดหมายของการประชุมในวันนี้คือ…

Ex. Our goal today is to discuss about our new project.
     (จุดหมายของการประชุมในวันนี้คือหารือเกี่ยวกับโครงการใหม่ของเรา)

We have a few items to discuss today. The first is … The second is …   --->   เรามีประเด็นสองสามเรื่องที่จะต้องอภิปรายกันในวันนี้ ประเด็นแรกคือ … ประเด็นที่สองคือ …

Ex. We have a few items to discuss today. The first is increasing the number of employees. The second is new project's budget.
     (เรามีประเด็นสองสามเรื่องที่จะต้องอภิปรายกันในวันนี้ ประเด็นแรกคือ การเพิ่มจำนวนพนักงาน ประเด็นที่สองคือ งบประมาณของโครงการใหม่)

We’re here to discuss …   --->   พวกเรามาอยู่ที่นี่เพื่อหารือเรื่อง …

Ex. We’re here to discuss about providing the education for workers.
     (เรามาประชุมกันในวันนี้เพื่อหารือเกี่ยวกับการให้การศึกษาแก่คนงาน)

At the end of our discussion today, we should have a decision on …   --->    ในตอนท้ายของการอภิปรายในวันนี้ พวกเราจะต้องตัดสินใจว่า …

Ex. At the end of our discussion today, we should have a decision on increasing budget for our new project.
     (ในตอนท้ายของการอภิปรายในวันนี้ พวกเราจะต้องตัดสินใจกับการเพิ่มงบประมาณโครงการใหม่ของเรา)

4. การสอบถามความคิดเห็นหรือข้อมูลจากผู้อื่น

การประชุมในแต่ละครั้งเป็นการประชุมเพื่อชี้แจงและร่วมหารือในประเด็นใดประเด็นหนึ่งร่วมกัน ดังนั้นการสอบถามความคิดเห็นหรือข้อมูลจากผู้อื่นจึงถือเป็นสิ่งที่จำเป็นในการประชุม โดยอาจใช้ประโยคดังต่อไปนี้

What does everyone think?   --->    ทุกคนคิดเห็นอย่างไร?
What are your thoughts on ...   --->    คุณมีความคิดเห็นอย่างไรเกี่ยวกับ ...?
Tom, would you like to offer any information on this?   --->    ทอม คุณต้องการนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือเปล่า?
I’d like to hand it over to Cindy, who can share her thoughts about ...   --->    ผม/ดิฉันขอยกหน้าที่ต่อให้ซินดี้ ซึ่งเธอจะมาแลกเปลี่ยนความคิดเกี่ยวกับ ...

5. การสรุปประเด็นสำคัญและการตัดสินใจในการประชุม

ในตอนท้ายของการประชุมจะต้องมีการสรุปประเด็นสำคัญในแต่ละหัวข้อที่ได้ชี้แจงหรือหารือร่วมกันในการประชุม รวมถึงการสรุปความคิดเห็นของคนส่วนใหญ่หรือผลการตัดสินใจต่อประเด็นต่าง ๆ ในการสอบถามความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมการประชุม

After discussing our options, it's time for a final decision.   --->    หลังจากการหารือประเด็นต่าง ๆ ของเรา ตอนนี้ถึงเวลาที่จะสรุปการตัดสินใจสุดท้าย
Let's put it to a vote - all in favor, raise your hand.   --->    เรามาโหวตกันเถอะ ใครเห็นด้วยให้ยกมือขึ้น
It seems clear from our discussion that everyone is opposed/in favor of …   --->    ดูเหมือนจะชัดเจนจากการหารือว่าทุกคนไม่เห็นด้วย/เห็นด้วยกับ ...

6. การปิดการประชุม

เมื่อใกล้ครบกำหนดเวลาการประชุมหรือการหารือเกี่ยวกับประเด็นต่าง ๆ ได้ครบถ้วนเรียบร้อยแล้ว ผู้ที่ทำหน้าที่ดำเนินการประชุมอาจจะใช้ประโยคในการเริ่มปิดการประชุมดังนี้

We’re getting close to our time, so let’s wrap it up.   --->    ใกล้ครบกำหนดเวลาการประชุม ดังนั้นเรามาสรุปการประชุมกันเถอะ
Any final thoughts before we close the meeting?   --->    ใครมีความคิดเห็นอะไรอีกหรือเปล่า ก่อนที่เราจะปิดการประชุม?
It looks like we’ve covered our main points …   --->    ดูเหมือนว่าเราได้ครอบคลุมประเด็นหลักเรียบร้อยแล้ว ...
I'd like to thank everyone for sharing their time today.   --->    ผม/ดิฉันขอบคุณทุกคนที่สละเวลามาในวันนี้
I look forward to seeing you all at our next meeting.   --->    ผม/ดิฉันหวังว่าจะได้พบพวกคุณทุกคนในการประชุมครั้งถัดไป

เป็นอย่างไรบ้างคะ? สำหรับคำศัพท์และการใช้ภาษาอังกฤษในการประชุมมีหลักการง่าย ๆ ซึ่งนำไปใช้ได้ไม่ยากเลย ลองนำไปฝึกใช้พูดกันดูนะคะจะได้ดูเป็น Professional ในการเข้าร่วมการประชุมในครั้งถัดไป Ppalmpalmm หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับใครหลายคนที่อาจต้องใช้ภาษาอังกฤษในการทำงานหรือการประชุมนะคะ แล้วพบกันใหม่บทความหน้าค่ะ ^^