การใช้คอมพิวเตอร์ในด้านบัญชี

บัญชีที่ทำกันโดยทั่วไป ได้แก่ บัญชีเงินเดือน (payroll) การออกใบกำกับสินค้า (invoice) บัญชีลูกหนี้ (account receivable) การรับเงิน (cash receipts) บัญชีเจ้าหนี้ (account payable) การพิมพ์เช็คและหักบัญชี (check writing and reconciliation) เป็นต้น

การทำบัญชีเงินเดือนนั้น เดิมมักจะเป็นงานที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นงานแรกของธุรกิจต่างๆ เพราะจะได้ทดลองการใช้คอมพิวเตอร์ โดยไม่มีผลกระทบกระเทือนแต่อย่างใดกับลูกค้า เมื่อพนักงานคุ้นเคย และยอมรับการใช้คอมพิวเตอร์ จึงค่อยขยายงานไปด้านอื่นๆ ขั้นตอนแรกของการทำบัญชีเงินเดือนก็คือ การจัดทำแฟ้มข้อมูลหลักว่า มีใครเป็นพนักงานบ้าง อยู่ที่ใด อัตราเงินเดือนเท่าใด หักภาษีและอื่น ๆ เท่าใด ต่อจากนั้นทุกงวดจะต้องแจ้งให้คอมพิวเตอร์ทราบว่า มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงอะไรหรือไม่ เช่น ผู้ใดเข้าหรือออก ผู้ใดทำงานนอกเวลา และผู้ใดลาหยุดเกินกำหนดจนต้องหักเงินเดือน แล้วคอมพิวเตอร์ก็จะคำนวณเงินเดือน เงินหักต่างๆ แล้วพิมพ์รายการ พิมพ์เช็ค และพิมพ์รายงานสรุปต่างๆ ได้

ตัวอย่างการทำบัญชีเงินเดือนที่ควรใช้คอมพิวเตอร์อย่างชัดเจนในเมืองไทยมีหลายแห่งเช่น ที่โรงงานยาสูบ และองค์การขนส่งมวลชน ซึ่งมีพนักงานหลายพันคน มีรายการทำงานนอกเวลามากมายหลายอย่าง มีการลาหยุด และการจ้างรายวันพิเศษ ซึ่งทำให้ต้องคำนวณใหม่ทุกครั้ง และต้องคำนวณให้เสร็จในเวลาจำกัด เพียงไม่กี่วัน หลังจากที่ได้รายละเอียดแต่ละครั้ง ถ้าทำด้วยมือก็จะต้องใช้พนักงานจำนวนมากมาย และมีโอกาสผิดพลาดได้ง่าย และยังอาจทำไม่ได้ทันเวลา ซึ่งถ้าจ่ายค่าจ้างงวดใดไม่ทัน พนักงานก็จะไม่ยอมทำงานงวดต่อไป เกิดความเสียหายได้มากมาย 

ในการค้าขายนั้น อาจถือได้ว่า ใบกำกับสินค้าเป็นเอกสารที่สำคัญที่สุด การใช้คอมพิวเตอร์ทำใบกำกับสินค้า ช่วยให้การทำงานด้านนี้ สะดวก ถูกต้อง สิ้นเปลืองเวลาและพนักงานน้อยลง แฟ้มข้อมูลหลักที่ทำขึ้น เพื่อใช้ในการทำใบกำกับสินค้า ก็อาจนำไปใช้ในการวิเคราะห์ลูกค้า วิเคราะห์สินค้า วิเคราะห์การขาย และวิเคราะห์ตลาดต่อไป การวิเคราะห์ต่างๆ ดังกล่าว มีประโยชน์มาก แต่ถ้าไม่มีแฟ้มข้อมูลหลักอยู่ก่อนแล้ว ก็มักไม่มีใครทำการวิเคราะห์เรื่องเหล่านั้น เพราะจะต้องใช้พนักงาน และเวลามากมาย 

ข้อมูลที่จะใช้ในการทำใบกำกับสินค้า ต้องระบุว่า ส่งสินค้าอะไร ไปให้ลูกค้ารายใด เป็นจำนวนเท่าใด นอกจากนี้ อาจมีรายการขอเบิกวงเงิน ขอเปลี่ยนชื่อและที่อยู่อีกด้วย การทำบัญชีเงินเดือนก็เช่นเดียวกัน การทำใบกำกับสินค้าจะต้องมีการตรวจข้อมูลอย่างละเอียดถี่ถ้วน โดยใช้คอมพิวเตอร์ตรวจข้อมูลที่เป็นตัวอักษร เช่น ชื่อ ว่าเป็นตัวอักษรจริงหรือไม่ ข้อมูลที่จะต้องเป็นตัวเลข เช่น จำนวนเงิน เป็นตัวเลขจริงหรือไม่ ราคาที่ระบุเป็นราคาที่ตกลงกำหนดกันไว้หรือไม่ อยู่ในช่วงที่ตกลงกันหรือไม่ อย่างไร ถ้าให้ทำการจัดส่งสินค้าด้วยคอมพิวเตอร์ตั้งแต่ต้นแล้ว การใช้คอมพิวเตอร์ทำใบกำกับสินค้าก็จะง่ายขึ้น เพราะไม่ต้องตรวจข้อมูลที่ให้ตรวจไว้แล้ว ตั้งแต่ตอนจัดส่งสินค้า

ประโยชน์ของการใช้คอมพิวเตอร์ทำใบกำกับสินค้า นอกจากจะได้ใบกำกับสินค้าที่ถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ยังได้รายงานต่างๆ เช่น รายงานการขายในราคาที่แตกต่างไปจากที่ตกลงกันไว้อีกด้วย รายงานดังกล่าวนั้น อาจจะนำมาใช้ควบคุมตักเตือนพนักงานขาย ซึ่งลดราคามากเกินไป จนทำให้ได้กำไนน้อย หรือขาดทุน

การทำบัญชีลูกหนี้ จะทำให้หน่วยงานธุรกิจได้ทราบว่า ในงวดใดมีลูกหนี้มากน้อยเท่าใด ผู้ใดค้างจ่ายมากแล้วเท่าใด ได้ทราบสถานะของธุรกิจว่า มีเงินพอใช้จ่ายหรือไม่ จะต้องไปกู้ยืมมาใช้ในงวดหรือไม่ ถ้าลูกหนี้รายใดค้างจ่ายนาน ก็จะได้จัดการติดตามทวงถามก่อนที่จะสายเกินไป

เมื่อลูกค้าได้รับใบกำกับสินค้าแล้ว ส่วนมากมักส่ง เงินให้บริษัท เมื่อได้รับเงินมาแล้ว บริษัทจะต้องนำจำนวนเงินที่ได้รับนี้ ไปเข้าบัญชีลูกค้า จะได้ทราบว่า ลูกค้าจ่ายเงิน ครบหมดแล้ว หรือจ่ายเกินหรือขาดไปเท่าใด ในการใช้คอมพิวเตอร์ในระบบการรับเงินนี้ บริษัทอาจจะขอให้ลูกค้า ส่งต้นขั้วใบกำกับสินค้ามาพร้อมกับเงินที่จ่าย บริษัทจะได้นำ ต้นขั้วซึ่งระบุบัญชีเลขที่ ชื่อ และจำนวนเงินที่จ่ายไปเข้า คอมพิวเตอร์โดยสะดวก

ข้อมูลการจ่ายเงินของลูกค้านี้อาจใช้ทำนายการจ่าย เงินของลูกค้าได้ เช่น จากใบกำกับสินค้าที่ส่งไปทั้งหมดนั้น จะได้รับเงินจริงในเดือนนั้นเท่าใด ถ้ากิจการใดลูกค้าไม่ ยอมจ่ายเงินเร็ว กิจการนั้นก็อาจจะต้องนำใบกำกับสินค้าไปจำนอง เพื่อให้ได้เงินสดมาใช้จ่าย

ในทางตรงกันข้ามกับบัญชีลูกหนี้ก็คือบัญชีเจ้าหนี้ ทำให้บริษัทได้ทราบว่ามีเจ้าหนี้ที่บริษัทจะต้องจ่ายเงินให้มาก น้อยเท่าใด เมื่อใด อย่างใด จะได้ตัดสินใจได้ถูกต้อง โดยปกติเจ้าหนี้ของบริษัทมักจะลดราคาพิเศษให้ ถ้าบริษัท จ่ายเงินภายในเวลากำหนด เช่น ภายในหนึ่งเดือนจะลดให้ ร้อยละ ๒ ในการนี้ คอมพิวเตอร์จะช่วยให้บริษัทไม่ต้อง จ่ายเงินเร็วเกินไปและไม่ช้าเกินไป เพราะถ้าจ่ายเงินเร็วเกิน ไป เช่น จ่ายทันทีที่ได้รับใบกำกับสินค้าก็ไม่ได้ส่วนลด ซ้ำยังเสียโอกาสที่จะเอาเงินนั้นไปหมุน แต่ถ้าจ่ายช้าเกินไป เช่น ช้าไปเพียง ๑ วัน ก็จะไม่ได้รับส่วนลดที่ควรจะได้

การจ่ายเงินให้เจ้าหน้าที่และงานอื่นๆ เช่น การทำ บัญชีเงินเดือน งานจะสิ้นสุดลงด้วยการออกเช็คจ่ายเงิน ในธุรกิจบางอย่าง จำนวนเช็คส่งออกแต่ละวันแต่ละงวดอาจ มากเป็นร้อยเป็นพัน เขียนหรือพิมพ์ไม่ทัน ฉะนั้นถ้าการ ทำบัญชีต่างๆ เหล่านั้น ทำด้วยคอมพิวเตอร์อยู่แล้ว ก็น่าจะ ใช้คอมพิวเตอร์พิมพ์เช็คไปด้วย โดยใช้กระดาษเช็คแบบต่อเนื่อง ให้คอมพิวเตอร์พิมพ์ได้นาทีละเป็นร้อยๆ ใบ 

ในต่างประเทศนั้น เมื่อธนาคารหักบัญชีสำหรับเช็ค ใบใดแล้ว จะส่งต้นฉบับเช็คนั้นคืนให้ลูกค้า ทางบริษัทผู้ออกเช็คจะให้คอมพิวเตอร์ตรวจดู ถ้าพบว่า เช็คใบใดยังไม่ ได้หักบัญชี บริษัทก็ยังใช้เงินจำนวนนั้นได้อยู่ ในบ้านเรา ธนาคารไม่ได้ส่งต้นฉบับเช็คคืนให้ลูกค้า ฉะนั้นถ้าจะใช้ ระบบนี้ก็ต้องให้ธนาคารออกรายงานการเคลื่อนไหวของบัญชีให้ทุกวัน

การใช้คอมพิวเตอร์เขียนเช็คและหักบัญชีให้บริษัท มิได้ให้ข้อมูลไปใช้ประโยชน์ทางบริหารแต่อย่างใด ประโยชน์มีเพียงแต่ลดจำนวนพนักงานที่จะต้องเขียนเช็คลงเท่านั้น อย่างไรก็ตาม การใช้คอมพิวเตอร์เขียนเช็คนี้ ทำได้ง่าย และไม่ต้องลงทุนมาก จึงมีผู้ใช้กันไม่น้อย โดยเฉพาะใน ต่างประเทศ ยิ่งกว่านั้น ธนาคารต่างประเทศเกือบทุกแห่ง ล้วนแต่ใช้คอมพิวเตอร์ทั้งสิ้น บางธนาคารจึงมีบริการส่งแถบ รายการเช็คเบิกในบัญชีของบริษัทใหญ่ๆ ให้บริษัทนั้นๆ ทุกวันด้วย 

ถ้าจะใช้คอมพิวเตอร์ทำงานอย่างใดอย่างหนึ่งแต่เพียง อย่างเดียว เช่น ทำบัญชีเงินเดือนก็จะไม่คุ้มค่า แต่ถ้าให้คอมพิวเตอร์เข้ามาทำงานหลายๆ อย่าง ก็อาจใช้แฟ้มต่างๆ ที่ใช้กับคอมพิวเตอร์ทำรายงาน ทำการวิเคราะห์ต่างๆ ที่ทำด้วยมือไม่ได้ หรือทำได้ลำบาก รายงานและการวิเคราะห์ ต่างๆ เหล่านี้ อาจนำมาใช้เป็นประโยชน์ในการลดค่าใช้จ่าย และเพิ่มกำไรให้บริษัทได้ นอกจากนี้ งานด้านเอกสารที่ คอมพิวเตอร์ช่วยทำให้อย่างรวดเร็วนี้ ก็จะช่วยให้บริษัทขยายกิจการได้รวดเร็วกว้างขวางขึ้นด้วย 

นอกจากนี้ อาจใช้คอมพิวเตอร์ช่วยทำรายงาน และทำการวิเคราะห์เรื่องต่างๆ เช่น ทรัพย์สินถาวร บัญชี แยกประเภท งบแสดงฐานะการเงิน และการวิเคราะห์ การขาย เป็นต้น 

นอกจากเงินสด ซึ่งจะต้องมีไว้จ่ายเงินเดือน ใช้เป็น ค่าใช้จ่ายอย่างอื่น เช่น ซื้อสินค้าจากผู้ผลิต และเก็บไว้ เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในอนาคตแล้ว บริษัทห้างร้านต่างๆ จะ ต้องมีทรัพย์สินถาวร เช่น ตึกราม โรงเรียน เครื่องจักรกล และเฟอร์นิเจอร์อีกด้วย เราอาจใช้คอมพิวเตอร์ทำ บัญชีทรัพย์สินถาวรและคิดค่าเสื่อมราคาให้ด้วย 

ปกติแล้ว เมื่อหัวหน้าหน่วยงานเสนอขอซื้อเครื่องมือ เครื่องใช้ต่างๆ โดยมีเหตุผลสมควร ผู้จัดการมักจะอนุมัติทันที นานเข้าบริษัทห้างร้านต่างๆ มักจะมีเครื่องมือ เครื่องใช้ต่างๆ มากมาย เกินความจำเป็น เงินก็จะไปจม อยู่ในเครื่องมือเครื่องใช้เหล่านั้น แทนที่จะใช้ลงทุนอย่างอื่น ที่ได้ผลคุ้มค่ากว่า ฉะนั้นจึงควรใช้คอมพิวเตอร์ช่วยทำบัญชี รายการเครื่องมือเครื่องใช้ และทุกครั้งที่มีการขอซื้อก็ให้ คอมพิวเตอร์ตรวจก่อนว่ามีของสิ่งนั้นๆ อยู่ในสาขาอื่น ซึ่งนำมาใช้ได้หรือไม่ 

ถึงแม้ว่าทรัพย์สินถาวรต่างๆ จะไม่ค่อยสูญหาย ก็ ควรมีการตรวจนับกันเป็นครั้งคราวว่า ยังอยู่ในสภาพดีหรือไม่ ถ้าอยู่ในสภาพที่ไม่ดี ก็อาจหักค่าเสื่อมราคาได้เร็วกว่าปกติ และพิจารณาว่าควรจะสั่งมาเปลี่ยนให้ใหม่หรือไม่

การทำบัญชีทรัพย์สินถาวรนี้ จะช่วยให้บริษัททำนาย ได้ว่า จะต้องใช้เงินเท่าใดในการจัดหาทรัพย์สินเหล่านี้มา ทดแทนหรือเพิ่มเติม อาจให้คอมพิวเตอร์คำนวณค่าเสื่อม ราคาทั้งปัจจุบันที่หักมาแล้ว และจะหักต่อไปได้ด้วย 

หลังจากทำบัญชีต่างๆ มาแล้วก็อาจจะใช้คอมพิวเตอร์ ช่วยสรุปรวมบัญชีทุกชนิดเป็นบัญชีเดียวกัน สรุปยอดต่างๆ เช่น บัญชีเจ้าหนี้ เงินเดือน และทรัพย์สินถาวร เป็นต้น 

นอกจากจะใช้เพื่อการตรวจสอบงบดุลรายรับรายจ่าย แล้ว ฝ่ายบริหารอาจศึกษาบัญชีแยกประเภทว่า หน่วยใด รายการใด ใช้เงินสิ้นเปลืองเกินไป หรือโดยมิได้รับอนุมัติหรือไม่ 

การทำบัญชีแยกประเภทนี้อาจจะทำปีละหน หรือ เป็นครั้งคราวบ่อยกว่านั้น โดยอาจจะทำรวมหมดทุกสาขา หรือแยกเป็นสำนักงานใหญ่ และสาขาก็ได้ ฝ่ายบริหารควรจะ ตกลงกันใช้รายการให้ตรงกัน หรือจัดรหัสเชื่อมโยงระหว่าง รายการ อาจให้คอมพิวเตอร์สรุปหลายๆ แบบ เช่น รายจ่ายชนิดต่างๆ รายได้ของโครงการต่างๆ เพื่อใช้เป็น ประโยชน์แก่ฝ่ายบริหารต่อไป เช่น นำไปใช้ในการวัดผล ว่าโครงการใดได้ผลดีสมควรจะสนับสนุนต่อไปหรือไม่ 

จากการใช้คอมพิวเตอร์ทำบัญชีแยกประเภท เราอาจ ให้คอมพิวเตอร์ทำงบแสดงฐานะการเงินให้ด้วย อย่างไรก็ ตาม บริษัทต่างๆ ที่ใช้คอมพิวเตอร์ในงานด้านอื่นๆ เช่น บัญชีลูกหนี้ บัญชีเจ้าหนี้ แล้ว มักจะทำงบแสดงฐานะการ เงินโดยไม่ใช้คอมพิวเตอร์ ผลเสียของการไม่ใช้คอมพิวเตอร์ ทำงบแสดงฐานะการเงินก็คือ ประการแรก เสียเวลารองบ แสดงฐานะการเงินโดยไม่จำเป็น และประการที่ ๒ ข้อ สรุปต่างๆ ที่ทำด้วยมือมักจะไม่ตรงกับข้อสรุปที่คอมพิวเตอร์ ทำให้ 

งบต่างๆ ที่อาจจะให้คอมพิวเตอร์ทำให้คือ งบรายได้ งบดุล แผนกำไร และรายงานด้านการเงินอื่นๆ 

การใช้คอมพิวเตอร์ช่วยงานบริษัทห้างร้านอีกประเภท หนึ่งที่ยังมิได้กล่าวถึง คือ การวิเคราะห์การขายและการยึดครองตลาด 

การวิเคราะห์การขายนั้น อาจจะแบ่งวิเคราะห์ตาม พนักงานขายหรือตามบัญชีลูกค้าหรือตามชนิดสินค้า หรือตามเขตตลาด เพื่อให้ทราบว่า พนักงานผู้ใดขายได้กำไรมากน้อยเท่าใด ลูกค้าประเภทใด รายใด ทำกำไรให้บริษัท มากน้อยเพียงใด สินค้าชนิดใดขายดีหรือไม่ และได้กำไรดีหรือไม่ และตลาดเขตใดควรจะค้าขายต่อไปหรือไม่