ซอฟต์แวร์พื้นฐานสำหรับสำนักงาน

      ในสำนักงานต่าง ๆ จะมีอุปกรณ์ที่ใช้ในสำนักงาน เช่น เครื่องพิมพ์ดีด แฟ้ม และตู้เก็บเอกสาร เครื่องคิดเลข โปสเตอร์ ปากกาสี ฯลฯ อุปกรณ์เหล่านี้เป็นอุปกรณ์พื้นฐานที่ทุกสำนักงานจำเป็นต้องมีไว้ใช้ในการทำงาน แต่การทำงานด้วยอุปกรณ์ต่าง ๆ เหล่านี้ยังมีความยุ่งยากนานัปการ เช่น เริ่มพิมพ์เอกสารใหม่ตั้งแต่ต้น บวกหรือลบเลขซ้ำกันหลายครั้งเพื่อความแน่ใจ เก็บเอกสารไว้ในตู้ต่าง ๆ จำนวนมากทำให้เปลืองเนื้อที่ หรือต้องวาดรูปลงบนแผ่นโปสเตอร์ใหม่อีกครั้งเมื่อรูปที่วาดไม่สวย เป็นต้น

      ปัญหาที่เกิดขึ้นเหล่านี้จะลดลงได้เมื่อใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการทำงาน  คอมพิวเตอร์จึงเป็นอุปกรณ์ที่สามารถทำงานแทนเครื่องพิมพ์ดีด เครื่องคิดเลข ตู้เก็บเอกสาร หรือปากกาสีที่ใช้ทำแผ่นโปสเตอร์  แต่เครื่องคอมพิวเตอร์ก็ยังไม่สามารถทำงานแทนอุปกรณ์เดิมเหล่านั้นได้ ถ้าไม่มีเครื่องมือพื้นฐานที่จะใช้สั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์นั้น ๆ ทำงาน เครื่องมือนี้เราเรียกกันว่า "ซอฟต์แวร์พื้นฐาน" ซึ่งประกอบด้วยโปรแกรมต่าง ๆ เพื่อใช้ในการทำงานแต่ละด้าน เช่น โปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมแผ่นตารางทำการ โปรแกรมจัดการข้อมูล และโปรแกรมสำหรับการนำเสนอข้อมูล เป็นต้น

      เมื่อพิมพ์เอกสารผิดก็ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ตั้งแต่ต้นจนจบเพราะเราสามารถใช้โปรแกรมประมวลผลคำแทนเครื่องพิมพ์ดีดซึ่งจะช่วยให้สามารถเก็บข้อความที่ได้พิมพ์ไว้และสามารถเรียกมาแก้ไขในภายหลังได้
      ในการบวกหรือลบตัวเลขหากมีชุดตัวเลขที่ต้องบวกจำนวนมากก็จะทำให้เสียเวลาในการกดเครื่องคิดเลขซ้ำหลาย ๆ ครั้งเพื่อความแน่ใจ  แต่โปรแกรมแผ่นตารางทำการสามารถนำมาใช้แทนเครื่องคิดเลขได้ โดยโปรแกรมนี้จะช่วยบวกหรือลบชุดของตัวเลขให้อย่างรวดเร็ว  หากใส่ตัวเลขใดผิดก็สามารถแก้ไขโดยการพิมพ์ตัวเลขนั้น ๆ เข้าไปใหม่ โปรแกรมก็จะบวกหรือลบเลขให้ใหม่อีกครั้งทันทีในเวลาอันรวดเร็วโดยที่ไม่ต้องพิมพ์ตัวเลขใหม่ทั้งชุดอีกครั้ง
      ในการเก็บเอกสารต่าง ๆ หากเก็บสำเนาของเอกสารทุกฉบับไว้ในตู้ โดยที่เอกสารบางฉบับแทบจะไม่ได้นำมาใช้อีกเลยก็จะทำให้สิ้นเปลืองเนื้อที่ในตู้และยุ่งยากในการค้นหาเอกสารมากมายเหล่านั้น แต่ถ้าเปลี่ยนมาใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ช่วยในการเก็บข้อมูลแทนโดยใช้โปรแกรมจัดการข้อมูลก็จะทำให้เราสามารถเก็บข้อมูลในเอกสารทุกแผ่นรวมทั้งรูปภาพต่าง ๆ ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์เพียงเครื่องเดียว ซึ่งช่วยประหยัดเนื้อที่และกระดาษที่ใช้พิมพ์

      ในการทำโปสเตอร์ก็เช่นเดียวกัน คอมพิวเตอร์สามารถช่วยสร้างโปสเตอร์ที่สวยงามได้อย่างรวดเร็วโดยใช้โปรแกรมสำหรับการนำเสนอข้อมูลช่วยจัดทำ หากเราต้องการตกแต่งรูปหรือสีเพิ่มเติม ก็ไม่ต้องวาดใหม่อีกครั้ง นอกจากนี้โปรแกรมนี้ยังสามารถแสดงเสียงและภาพเคลื่อนไหวได้ด้วย  อย่างไรก็ตามเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลไม่สามารถใช้โปรแกรมต่าง ๆ เหล่านี้ทำงานได้ตามลำพัง จึงจำเป็นต้องมี "ระบบปฏิบัติการ" ช่วยในการจัดการและควบคุมการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ให้เป็นไปตามที่เราต้องการระบบปฏิบัติการที่คนส่วนใหญ่รู้จักกัน ได้แก่ ดอส วินโดวส์ 95 วินโดวส์ 98 วินโดวส์ 2000 และลีนุกซ์ เป็นต้น

      เมื่อเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อใช้งาน จะพบว่าไม่สามารถสั่งงานเครื่องคอมพิวเตอร์ได้โดยตรงเพราะเครื่องคอมพิวเตอร์ไม่สามารถเข้าใจภาษาที่สั่งลงไป ดังนั้นจึงต้องมีการพัฒนาตัวกลางเพื่อใช้ในการติดต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เรียกกันโดยทั่วไปว่า "ซอฟต์แวร์"  

     ซอฟต์แวร์มีหลายประเภท แต่ซอฟต์แวร์ประเภทที่นิยมใช้กันทั่วไปในสำนักงานมีด้วยกัน ๒ ประเภทใหญ่ ๆ คือ ซอฟต์แวร์ควบคุมระบบ (System Software) และซอฟต์แวร์ระบบงาน (Application Software)
      ซอฟต์แวร์ควบคุมระบบ คือ โปรแกรมที่จำเป็น ตั้งแต่เริ่มเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ขึ้นมาครั้งแรก เรียกว่า ระบบปฏิบัติการ (Operating System) ระหว่างที่เครื่องคอมพิวเตอร์เปิดใช้งานอยู่ ซอฟต์แวร์ประเภทนี้จะทำงานประสานกับซอฟต์แวร์ระบบงาน 
      ซอฟต์แวร์ระบบงาน คือ กลุ่มของโปรแกรมที่ให้เครื่องประมวลผลเฉพาะงาน ซอฟต์แวร์ระบบงานแบ่งออกเป็น ๒ ประเภท คือ ซอฟต์แวร์ระบบงานที่พัฒนาขึ้นเองและซอฟต์แวร์ระบบงานสำเร็จรูป

      ปัจจุบันซอฟต์แวร์ระบบงานสำเร็จรูปที่น่าสนใจสำหรับการทำงานในสำนักงานมีหลายประเภท แต่ละประเภทช่วยแก้ปัญหาการทำงานต่าง ๆ ในสำนักงาน เช่น ความล่าช้าในการพิมพ์เอกสาร ความยุ่งยากในการจัดเก็บข้อมูลให้เป็นระเบียบ การคำนวณทำบัญชีและการนำเสนอข้อมูล เป็นต้น

ปัญหาเกี่ยวกับการพิมพ์เอกสาร 

      เดิมเครื่องมือที่ใช้พิมพ์เอกสารภายในหน่วยงาน คือ เครื่องพิมพ์ดีด ถ้าใครเคยใช้เครื่องพิมพ์ดีดก็คงพอจะเข้าใจถึงปัญหาและขีดความสามารถที่จำกัดของเครื่องพิมพ์ดีดได้เป็นอย่างดี เอกสารที่พิมพ์จากเครื่องพิมพ์ดีด  เมื่อพิมพ์ผิดจะต้องเริ่มพิมพ์ใหม่ตั้งแต่บรรทัดแรกซ้ำอีกครั้งจนกว่าจะได้เอกสารที่ถูกต้องหรือใช้น้ำยาลบคำผิดป้ายในตำแหน่งที่พิมพ์ผิดเล็กน้อย นอกจากนี้แล้วเอกสารที่พิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดจะมีลักษณะที่เรียบง่าย ตัวอักษรที่พิมพ์จะมีขนาด สี และรูปแบบเหมือนกันทุกตัว การพิมพ์ในแต่ละย่อหน้าผู้พิมพ์จะต้องจัดระยะของบรรทัดและย่อหน้าเอง เอกสารที่ได้จึงไม่เป็นระเบียบ การสร้างตารางด้วยเครื่องพิมพ์ดีดก็สร้างได้ยากด้วยเช่นกัน

      นอกจากนี้การทำเอกสารที่มีข้อความซ้ำกันหลาย ๆ ฉบับ เช่น การทำจดหมายเวียนจะต้องคอยพิมพ์แก้ไขชื่อผู้รับหรือข้อมูลอื่น ๆ ในจดหมายทุก ๆ ฉบับ ซึ่งสิ้นเปลืองเวลามาก จากตัวอย่างข้างต้นจะเห็นได้ว่าการใช้เครื่องพิมพ์เอกสารนั้นไม่เหมาะกับปริมาณงานเอกสารในปัจจุบันอีกต่อไป  การแก้ปัญหาด้วยโปรแกรมประมวลผลคำหรือที่นิยมเรียกว่า โปรแกรมเวิร์ดโปรเซสเซอร์นั้นเป็นโปรแกรมที่ใช้เป็นเครื่องมือช่วยทำงานเอกสารได้ดี เช่น จดหมายบันทึกข้อความ ใบปะหน้าโทรสาร แบบฟอร์มต่าง ๆ หรือแม้แต่สร้างสิ่งตีพิมพ์ เช่น หนังสือวารสาร โปรแกรมนี้จะช่วยลดปัญหาการทำซ้ำ พิมพ์ซ้ำ และยังได้เอกสารที่เป็นระเบียบสวยงามอีกด้วย 

ปัญหาเกี่ยวกับการคำนวณ

      เมื่อเราต้องจัดทำรายงานที่มีการคำนวณเข้ามาเกี่ยวข้องนับได้ว่าเป็นเรื่องยุ่งยากพอสมควร หากผู้จัดทำมีการแก้ไขข้อมูลตัวเลขที่ใดที่หนึ่งก็จะทำให้ต้องมีการคำนวณใหม่ทั้งหมดแล้วจึงจัดพิมพ์รายงานใหม่อีกครั้งดังนั้นการทำบัญชีจึงต้องใช้เวลามาก   การแก้ปัญหาในกรณีนี้ทำได้โดยใช้โปรแกรมแผ่นตารางทำการหรือที่นิยมเรียกกันว่า โปรแกรมสเปรดชีท  ซึ่งจะนำมาประยุกต์ใช้กับงานต่าง ๆ เช่น การจัดทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายของสำนักงาน ดังรูป

      เมื่อต้องการแก้ไขข้อมูลบางรายการ แผ่นตารางทำการจะช่วยในการคำนวณผลรวมใหม่ให้โดยอัตโนมัติเมื่อมีค่าใดค่าหนึ่งเปลี่ยนแปลงไปผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องคำนวณเองอีกทั้งสามารถใส่สูตรในการคำนวณ สำหรับการคำนวณที่ยุ่งยากซับซ้อนได้และสามารถนำเสนอข้อมูลในรูปกราฟได้อีกด้วย

ปัญหาเกี่ยวกับการจัดการข้อมูล 

      ในสำนักงานจะมีเอกสารที่เป็นกระดาษอยู่เป็นจำนวนมาก เอกสารบางส่วนถูกเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสาร บางส่วนวางอยู่บนโต๊ะทำงาน หากต้องการค้นหาเอกสารสักฉบับแต่เอกสารเหล่านั้นไม่ได้มีการจัดเก็บอย่างมีระบบก็ต้องใช้เวลาค้นหากันนานกว่าจะได้เอกสารที่ต้องการ นอกจากนี้เอกสารที่ต้องจัดเก็บก็มีจำนวนเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ จนตู้เก็บเอกสารที่มีอยู่ไม่เพียงพอจึงต้องเพิ่มจำนวนตู้เก็บเอกสารขึ้นเรื่อย ๆ เช่นกัน  การแก้ปัญหาสามารถทำได้ โดยใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลซึ่งสามารถจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ให้อยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์จึงช่วยประหยัดเนื้อที่ในการจัดเก็บอีกทั้งประหยัดเวลาในการค้นหาเพราะโปรแกรมสามารถเรียงลำดับข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่นำไปใช้งานได้มากขึ้นง่ายต่อการเรียกใช้งานและช่วยให้ได้ข้อมูลตามความต้องการอย่างรวดเร็ว

ปัญหาเกี่ยวกับการนำเสนอข้อมูล 

      วิธีการนำเสนอข้อมูลที่เราคุ้นเคยที่สุด คือ การเรียนการสอนในชั้นเรียน ในชั้นอนุบาลหรือประถมศึกษาเครื่องมือช่วยสอนของครู คือ กระดานดำ ชอล์ก และสื่อการเรียนการสอนที่เป็นกระดาษ ซึ่งแต่งแต้มด้วยรูปภาพที่ระบายสีอย่างสวยงาม แต่ในชั้นเรียนระดับมัธยมศึกษาและอุดมศึกษาจะมีอุปกรณ์แบบใหม่ที่นำมาใช้แทนกระดานดำนั่น คือ กระดานสีขาวที่นิยมเรียกกันว่า ไวท์บอร์ด (White Board) ซึ่งใช้ปากกาหมึกสีสำหรับเขียนแทนการใช้ชอล์ก แต่ทั้งสองวิธีที่กล่าวมานั้นยังเป็นการนำเสนอข้อมูลที่ไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควรเพราะนอกจากครูจะสูดฝุ่นละอองของชอล์กแล้วยังต้องดมกลิ่นเหม็น ๆ ของปากกาที่ใช้เขียนบนไวท์บอร์ดอีกด้วยและที่สำคัญ คือ ครูไม่สามารถเตรียมอุปกรณ์ที่จะใช้สอนได้ล่วงหน้าจึงทำให้ต้องเสียเวลาสอนในห้องเรียนเพราะครูต้องเขียนอธิบายทีละบรรทัด

      การนำเสนอข้อมูลในสำนักงาน เช่น การชี้แจงข้อมูลในที่ประชุม การรายงานสรุปผลงานประจำปีของแต่ละฝ่าย การแนะนำสินค้าชนิดใหม่ของพนักงานขายหรือการบรรยายต่าง ๆ เป็นต้น     วิธีการนำเสนอข้อมูลแบบเดิมมีเพียงการฉายแผ่นใสด้วยเครื่องฉายข้ามศีรษะหรือการฉายฟิล์มสไลด์ด้วยเครื่องฉายสไลด์ซึ่งการเตรียมข้อมูลทั้งในรูปของแผ่นใสและฟิล์มสไลด์ต่างก็มีค่าใช้จ่ายจำนวนไม่น้อยและหากเอกสารที่เตรียมเสร็จแล้วมีข้อผิดพลาดก็จะต้องเสียเวลาในการจัดทำใหม่อีก ดังนั้นจึงไม่มีการพัฒนารูปแบบและวิธีการนำเสนอข้อมูลแบบใหม่โดยการนำเครื่องคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการนำเสนอข้อมูล  

      การแก้ปัญหาสามารถทำได้โดยใช้โปรแกรมสำหรับการนำเสนอข้อมูลหรือที่นิยมเรียกกันว่า โปรแกรมกราฟิกพรีเซ็นเตชั่น (Graphic Persentation) การนำเสนอข้อมูลด้วยโปรแกรมนี้สามารถทำได้ ๒ วิธี คือ การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อกับเครื่องฉายขึ้นจอภาพขนาดใหญ่และการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ฉายผ่านจอภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์โดยตรง นอกจากจะใช้โปรแกรมนี้ช่วยแสดงข้อมูลทั้งที่เป็นข้อความ รูปภาพ เสียง และวีดิทัศน์แล้ว ก็ยังสามารถควบคุมลำดับการแสดงข้อมูลก่อนหลังตามต้องการได้อีกทั้งยังใช้เป็นเครื่องมือช่วยสร้างสไลด์สำหรับการนำเสนอข้อมูล สร้างเอกสารสำหรับแจกผู้ฟังและเอกสารสรุปสำหรับผู้พูดได้เป็นอย่างดีอีกด้วย

 

​

 

​

      อย่างไรก็ตามซอฟต์แวร์ระบบงานเหล่านี้ไม่สามารถประมวลผลได้ตามลำพังโดยต้องอาศัยซอฟต์แวร์ระบบที่เรียกว่า "ระบบปฏิบัติการ" เพื่อเป็นตัวกลางในการควบคุมการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ให้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ซึ่งหน้าที่หลักของระบบปฏิบัติการมี ๓ ประการ คือ

๑. จัดหาเนื้อที่หน่วยความจำให้แก่ซอฟต์แวร์ระบบงานในการประมวลผลและควบคุมอุปกรณ์นำเข้าและอุปกรณ์ผลลัพธ์ เช่น เครื่องพิมพ์ จอภาพ เป็นต้น 
๒. กำหนดลำดับการทำงานให้แก่งานต่าง ๆ ที่ส่งเข้ามาให้หน่วยประมวลผลกลางของเครื่องคอมพิวเตอร์ทำการประมวลผล 
๓. ตรวจสอบกิจกรรมต่าง ๆ ที่ดำเนินอยู่ในระบบคอมพิวเตอร์ เช่น งานที่กำลังประมวลผลอยู่ด้วยการเข้าสู่ระบบโดยไม่ได้รับอนุญาต
      ซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติการในปัจจุบันมีหลายประเภท เช่น ระบบปฏิบัติการดอส ระบบปฏิบัติการวินโดวส์ 95 ระบบปฏิบัติการวินโดวส์ 98 ระบบปฏิบัติการวินโดวส์เอ็นที ระบบปฏิบัติการยูนิกซ์ ระบบปฏิบัติการลีนุกซ์ ระบบปฏิบัติการวินโดวส์ เป็นต้น ดังนั้นการเลือกใช้ระบบปฏิบัติการจึงขึ้นอยู่กับฮาร์ดแวร์และลักษณะการใช้งานเครื่องไมโครคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานโดยทั่วไปจะมีระบบปฏิบัติการดอส ระบบปฏิบัติการประเภทวินโดวส์และระบบปฏิบัติการลีนุกซ์