เลขานุการถือเป็นคนสำคัญในการจัดการบริหารงานโดยเลขานุการเป็นตัวเชื่อมและผู้ประสานงานระหว่างผู้บริหารและคนอื่นๆ ทั้งในและนอกองค์กร เป็นเหมือนผู้ช่วยให้งานต่าง ๆ ดำเนินไปได้อย่างรวดเร็วและราบรื่น ประสบความสำเร็จได้โดยที่ผู้บริหารไม่จำเป็นต้องมาควบคุมด้วยตัวเอง เรียกง่าย ๆ ก็เหมือนเป็นมือขวาของผู้บริหารนั่นเอง โดยสามารถรับผิดชอบงานและตัดสินใจบางอย่างได้เบื้องต้น ตามขอบเขตอำนาจในเนื้องานหรือตามที่หัวหน้าได้รับมอบหมาย อีกมุมหนึ่งเลขานุการก็เหมือน เป็นศูนย์กลางการติดต่อสื่อสารในองค์กร ที่ช่วยจัดการ ลำดับความสำคัญของงาน ให้เป็นไปในทิศทางและเป้าหมายทีหัวหน้างานและองค์กรวางไว้

ลักษณะงาน

         งานหลัก ๆ ของเลขานุการคือจัดการลำดับและลดภาระงานให้ผู้บริหารหรือหัวหน้าตรงของเรา เหมือนเป็นด่านหน้าให้หัวหน้าในการคัดกรองงานต่าง ๆ ก่อนให้เข้าถึงผู้บริหาร ซึ่งตัวเลขานุการต้องเข้าใจเป้าหมายและการให้ความสำคัญขององค์กรเป็นอย่างดีก่อน โดยเลขานุการควรทำงานเชิงรุก (Proactive) เพื่อเป็นหน่วยสนับสนุนให้กับหัวหน้ารวมทั้งจัดเก็บข้อมูลและความลับต่าง ๆ ที่เป็นของหัวหน้างานของเราอย่างเคร่งครัดด้วย

ขั้นตอนการทำงาน

แบ่งงานออกเป็นสามส่วนใหญ่ ๆ

1. งานประจำวัน  (Routine Operation)

• งานนัดหมาย/และจัดตารางนัดหมาย การประชุมต่างๆ
• ดำเนินการจัดประชุมและติดตามผลการประชุม
• ทำสรุปการประชุม
• คัดกรองผู้เข้ามาติดต่อเบื้องต้น

2. งานอำนวยความสะดวก (Personal Convenience)

• งานต้อนรับแขกของผุ้บริหาร
• ดูแลความเรียบร้อยต่างๆ ของผู้บริหาร

3. งานส่วนตัวของผู้บริหาร (Private Liaison)

• เตรียมการเดินทาง business trip อาทิ การจองตั๋ว จัดการเรื่องเช่ารถ การเดินทาง
• เตือนความจำในโอกาสต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับการทำงาน หรือเรื่องส่วนตัว

สถานที่ทำงาน

• สำนักงาน หรือ ออฟฟิศหลักที่ทำงานเป็นประจำทุกวัน
• การทำงานนอกสถานที่ ขึ้นอยู่กับเนื้องานที่ได้รับมอบหมาย เช่น เดินทางไปประชุมนอกสถานที่ร่วมกับผู้บริหาร

ผู้ที่ต้องทำงานด้วย

• ผู้บริหารที่เป็นหัวหน้าโดยตรง  คือ คนสำคัญที่สุดที่เราต้องร่วมงานด้วย การช่วยจัดการ สนับสนุนการทำงานของหัวหน้าให้ราบรื่นและบรรลุเป้าหมาย
• คนอื่น ๆ ภายในองค์กร เพราะเราเป็น
•  คนภายนอกองค์กร เช่น ลูกค้า, Supplier

ทางเลือกอาชีพอื่นๆ

       เนื่องจากเลขานุการ เป็นอาชีพที่ต้องติดต่อประสานงานกับทุกฝ่ายเผื่อให้ได้ข้อมูลมา จึงสามารถนำไปสู่การต่อยอดในสายอาชีพอื่นได้ขึ้นอยู่กับความรู้ความสามารถ ความถนัด และโอกาสที่ได้รับ

• เจ้าหน้าที่ประสานงาน
• เจ้าหน้าที่ประชาสัมพันธ์
• เจ้าหน้าที่ธุรการ
• ผู้ช่วยผู้จัดการ

ตำแหน่ง และ เส้นทางการเติบโตในสายอาชีพ

         เบื้องต้นอาจเริ่มจากการเป็นผู้ช่วยเลขานุการ เนื่องจากในบางองค์กรผู้บริหารอาจมีเลขานุการ หรือผู้ช่วยหลายตำแหน่ง จากนั้นจึงขยับเติบโตในสายงานตามทักษะและประสบการณ์ โดยการเป็นเลขานุการของผู้บริหารระดับกลางและในระดับสูงขึ้นเรื่อย ๆ  นอกจากนั้น เลขานุการยังสามารถต่อยอดไปทำงานด้านการจัดการอื่น ๆ ได้ อาทิ หน่วยงานทรัพยากรบุคคล

เงินเดือน

•  จบใหม่ 18,000 -25,000 บาท ผู้ช่วยเลขานุการ - เลขานุการ assistant or executive secretary
•  1-3 ปี 25,000  - 30,000 บาท secretary                   
• 3-4 ปี 35,000 - 60,000 บาท senior secretary
• 5 ปี ขึ้นไป 60,000 - 100,000 บาท เลขานุการอาวุโส หรือ senior secretary  or Personal assistant

การแข่งขันและความต้องการของตลาด

       เนื่องจากอาชีพนี้ เปิดรับบุคคลที่จบมาจากทุกสาขาเรียน ทำให้การแข่งขันค่อนข้างสูง แต่ความต้องการของตลาดก็สูงด้วย ปัจจุบันองค์กรทั้งที่เป็นองค์กรธุรกิจเอกชนหรือรัฐวิสาหกิจ ต้องการผู้มีความสามารถในการทำงานตำแหน่งเลขานุการเฉพาะด้านมากขึ้นตามประเภทของธุรกิจองค์กร

• ได้พัฒนาตัวเองให้เป็นคนที่ทำงานได้มีระบบแบบแผนมากยิ่งขึ้น
• เป็นคนที่มีความรอบรู้ และเข้าใจเป้าหมายของผู้บริหารหรือองค์ เพราะสามารถเป็นตัวกลางหรือตัวแทนเจ้านายในการสั่งงานหรือกระจายงานได้

• มีความกดดันสูง
• ต้องแม่นยำในการจัดลำดับงานและการตัดสินใจต่าง ๆ เพราะหากผิดพลาดอาจส่งผลเสียต่อผู้บริหารได้

• กระตือรือร้น หมั่นหาความรู้เพิ่มเติม โดยเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับองค์การที่เราทำงาน 
• สามารถใช้ภาษาได้มากกว่าหนึ่งภาษาคือภาษาต่างประเทศ เช่น อังกฤษ ญี่ปุ่น หรือ จีน เป็นต้น ขึ้นอยู่กับการประกอบธุรกิจขององค์กรนั้นๆ ซึ่งต้องสื่อสารได้ทั้งเขียน และการพูด
• เป็นผู้มีบุคลิกภาพ และอุปนิสัยที่ดี มีกาลเทศะและมีปฏิภาณไหวพริบ คล่องแคล่วทุกด้าน
• มีความรับผิดชอบงานดี อดทน ทํางานภายในสภาพกดดันสูงได้ และมีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดี
• มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีระหว่างบุคคล หรือองค์กรที่มาติดต่อ

• ทักษะการจัดการ สิ่งสำคัญที่สุดในการเป็นเลขานุการ คือการจัดการส่วนงานของผู้บริหาร ลำดับความสำคัญของงานใหถูกต้องเหมาะสม ตามเป้าหมายขององค์กร
• ทักษะการสื่อสาร อีกหนึ่่งทักษะสำคัญ ทั้งฟัง พูด อ่าน และการเขียน รวมท้้งการจับประเด็น ย่อยสรุป ต่าง ๆ
• ทักษะการแก้ปัญหาตััดสินใจ เป็นเรื่องที่เลขานุการควรทำได้ดี โดยเฉพาะในช่วงเวลาที่อาจต้องตัดสินใจแทนหหัวหน้าของเรา ดังนั้น ความเข้าใจในความคิด วิธีการทำงานของหัวหน้า และเข้าใจความเป็นองค์กร จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้เลขานุการเลือกตัดสินใจได้ถูกต้อง           
• ทักษะการแก้ปัญหา สามารถให้คําปรึกษาแนะนําแก่ผู้บังคับบัญชา ตลอดจนการแก้ไขปัญหาอุปสรรคของงานใน ความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชา
• ทักษะด้านภาษาต่างประเทศ เป็นสิ่งที่จะช่วยเพิ่มข้อได้เปรียบในการทำงานมากขึ้น

การศึกษา

• ระดับ ปวช. ปวส. สาขาตรงด้านเลขานุการหรือเกี่ยวข้อง
• ระดับมัธยม สามารถเรียนได้ทั้งสายวิทย์และสายศิลป์ภาษา
• ระดับมหาวิทยาลัย สามารถเข้าเรียนได้ทั้งด้านสายการบริหาร เช่น คณะบริหารธุรกิจ คณะรัฐศาสตร์ หรือจะเป็นด้านสังคมและภาษาศาสตร์ อาทิ คณะอักษรศาสตร์ คณะศิลปศาสตร์ คณะมนุษยศาสตร์ คณะสังคมศาสตร์ หรือสาขาอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

Hard Skills 

• พยายามเพิ่มทักษะทางภาษาให้ได้อย่างน้อย 2 ภาษา เนื่องจากการใช้ความรู้ในการสื่อสารทั้งไทย อังกฤษ และภาษาที่สามอื่น ๆ มีความจำเป็น และช่วยให้น้อง ๆ ได้เปรียบกว่าคนในวงการเดียวกัน
• พัฒนาบุคลิกภาพภายนอกให้ดูดี เนื่องจากเลขานุการต้องต้อนรับแขกและเจอผู้คนทั้งนอกและในองค์กร

Soft Skills 

• พัฒนาบุคลิกภาพด้านการสื่อสาร ทั้งการพูด ฟัง อ่าน เขียน เพราะถือเป็นหัวใจหลักของงานเลขานุการ
• หัดจัดการเวลาและลำดับความสำคัญให้เป็น
• หากมีความรู้เรื่องจิตวิทยาเบื้องต้น ก็จะช่วยให้เราเข้าใจการทำงานร่วมกับผู้อื่น สื่อสารและต่อรองได้ราบรื่นขึ้น

กิจกรรม

กิจกรรมค่ายอาสา หรือ โครงการต่าง ๆ ที่ทางมหาวิทยาลัยจัดนั้น มักจะมีตำแหน่งเลขานุการโครงการ น้อง ๆ สามารถเริ่มต้นจากส่วนนี้ก่อน เพื่อเตรียมตัวและเรียนรู้การจัดการเบื้องต้น

ตัวอย่างวิชาที่เรียน เป็นตัวอย่างหลักสูตรจากคณะมนุษยศาสตร์ สาขาวิชาภาษาอังกฤษ มหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ

ในช่วงปีแรก เน้นการเรียนวิชาพื้นฐาน และวิชาบังคับต่าง ๆ หลังจากนั้นจะมีวิชาเลือกไปในแนวทางตามที่น้อง ๆ สนใจ เช่น

• ภาษาไทยเพื่อการสื่อสาร
• ภาษาอังกฤษเพื่อประสิทธิภาพการสื่อสาร
• ภาษาอังกฤษเพื่อการสื่อสารนานาชาติ 
• ชีวิตในโลกดิจิทัล
• แนวโน้มเทคโนโลยีดิจิทัลและสังคม
• ธุรกิจในโลกดิจทัล
• หลักการจัดการสมัยใหม่
• การพัฒนาบุคลิกภาพ
• การคิดอย่างมีเหตุผลและจริยธรรม

ด้านภาษาศาสตร์ จะเน้นการใช้ภาษาอังกฤษเพื่อการสื่อสาร เช่น

• การฟังและการพูด
• หลักการอ่าน
• ภาษาและทักษะการคิดวิเคราะห์วิจารณ์
• การเขียนเบื้องต้น
• เรียงความภาษาอังกฤษ
• ภาษาอังกฤษเพื่อการเตรียมพร้อมสู่อาชีพ
• ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับภาษาอังกฤษนานารูปแบบ
• English Phonetics
• การแปลอังกฤษ - ไทย
• ภาษาอังกฤษเพื่อการสื่อสารทางธุรกิจ
• ภาษาอังกฤษเพื่อการสื่อสารด้านบริการสุขภาพ
• ภาษาอังกฤษเพื่อการสื่อสารมวลชนและสื่อสิ่งพิมพ์
• ภาษาอังกฤษเพื่อการท่องเที่ยวและการโรงแรม
• ภาษาอังกฤษเพื่อการสื่อสารด้านธุรกิจการบิน
• ภาษาอังกฤษเชิงกฎหมาย
• วิธีการสอนภาษาอังกฤษ

           นอกจากนี้ยังมีส่วนของวิชาด้านวรรณคดีต่างๆ อีกด้วย เนื่องจากคณะมนุษยศาสตร์ สาขาวิชาภาษาอังกฤษ ไม่ได้เป็นหลักสูตรเฉพาะผู้ที่ต้องการเรียนด้านเลขานุการเท่านั่น จึงมีวิชาเรียนที่หลากหลายสำหรับน้อง ๆ ที่สนใจเรียนอาชีพที่ต้องใช้ภาษาอังกฤษ

เคล็ดลับการเรียน

          ฝึกทักษะทางภาษาให้ดี โดยเฉพาะด้านการพูดและการเขียน โดยพยายามหาประสบการณ์ใช้จริง เพื่อจะได้ใช้ได้อย่างคล่องแคล่วในช่วงเวลาการทำงาน

ชีวิตนักศึกษา

กิจกรรมออกค่ายอาสาต่าง ๆ รวมทั้งแนะนำให้หาโอกาสฝึกงานช่วงปิดเทอม ที่สามารถให้ได้ใช้ความสามารถด้านภาษา หรือฝึกงานเกี่ยวกับเลขานุการโดยตรง

ค่าเทอม

• ประมาณ 15,000 บาทต่อภาคเรียน

มหาวิทยาลัยชั้นนำระดับโลก

• มหาวิทยาลัย อ๊อกซฟอร์ด (UNIVERSITY OF OXFORD)
• Del Mar College, USA

• นักการตลาด
• นักประชาสัมพันธ์
• เซลล์
• พนักงานฝ่ายบุคคล