เราใช้ E-mail (จดหมายอิเล็กทรอนิกส์) ในการสื่อสารแทนจดหมายกระดาษเพื่อความสะดวกและรวดเร็ว สารที่ส่งผ่านอีเมลนั้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัว เรื่องงาน หรือธุรกิจ มักจะมีจุดประสงค์ที่ชัดเจนและคาดหวังการตอบกลับที่เร็วที่สุด นอกจากนี้ยังมีอีเมลที่แจ้งข้อมูลข่าวสารเพียงอย่างเดียวด้วย ไม่ว่าจะอย่างไรก็ตาม การเขียนอีเมลที่ดีนั้น ควรจะให้ข้อมูลที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย

ต่อไปนี้จะเป็นการอธิบายถึงตัวโครงสร้างของอีเมลที่ดีว่าจะต้องมีส่วนใดบ้าง เนื้อความในแต่ละส่วนควรจะเป็นอย่างไร รวมถึงได้ให้ตัวอย่าง pattern สำนวนและรูปประโยคที่เป็นประโยชน์ต่อการฝึกเขียนอีเมล ดังนี้

 

โครงสร้างทั่วไปของอีเมล

1. Subject line (หัวข้ออีเมล)

หัวข้อของอีเมลนั้นควรจะกระชับและบ่งบอกถึงข้อมูลที่สำคัญที่สุดที่เราจะสื่อ ไม่ว่าจะเป็นทางการ หรือไม่ทางการ การระบุหัวข้ออีเมลควรหลีกเลี่ยงการใช้คำที่มีความหมายคลุมเครือ มีจำนวนคำที่น้อยหรือมากเกินไป ควรอธิบายรายละเอียดของเนื้อหาอย่างสรุปคร่าวๆ ได้ภายใน 5 คำ ว่ามาติดต่อหรือส่งมาเพื่ออะไร เช่น 

Next conference 
Idea for a venue?
Weekly report on customer feedback 

หรือจะสร้างชื่อย่อสำหรับโครงการต่างๆ ที่เป็นที่รู้กันในที่ทำงานก็ได้ เช่น 

REQ: PET contract
WIP meeting update

เพราะถ้าหากระบุหัวข้ออีเมลไม่ดี นอกจากตัวอีเมลอาจจะไม่ได้รับความสนใจ โดนมองว่าเป็นสแปมแล้ว ตัวอีเมลอาจจะโดนมองว่าไม่สำคัญ ถูกเด้งไปอยู่ในถังขยะอีเมล์แทนได้

 

2. Salutation (คำทักทาย)

คำทักทายในอีเมลนั้นมีทั้งแบบทางการและไม่ทางการ ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของผู้เขียนอีเมลและผู้รับอีเมล โดยทั่วไปแล้ว การกำหนดโทนหรือน้ำเสียงสำหรับอีเมลจะเริ่มด้วยที่คำทักทาย ซึ่งตามมาตรฐานที่ใช้ในการสื่อสารทั่วไป คือ Dear + (คำนำหน้าชื่อ) + ชื่อผู้รับ เช่น 

Dear Mr. Robert
Dear Ms. Natalie

กรณีไม่รู้จักผู้รับดี หรือเป็นการติดต่อในครั้งแรก แนะนำให้เขียนคำทักทายอย่างเป็นทางการก่อน โดยใส่ Dear + คำนำหน้า + ชื่อสกุล เช่น 

Dear Mrs. Taylor 

และหากไม่รู้จักชื่อผู้รับ ก็ให้ใส่ตำแหน่งของผู้รับ หรือเขียนในลักษณะกว้างๆ แทน เช่น 

Dear Sir/Madam        ถึงคุณ (ไม่ระบุชื่อ)
Dear Principal        ถึงผู้อำนวยการ
Dear All            ถึงทุกท่าน    
To whom it may concern    ถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง

ในทางกลับกัน หากอีเมลที่ว่า เป็นการเขียนส่งถึงเพื่อนฝูงที่ไม่ได้เจอกันนาน คนรู้จักมักคุ้น การเขียนแบบทางการอาจจะดูห่างเหินเกินไป กรณีนี้เราสามารถใส่เพียงชื่อตัวผู้รับอย่างเดียว หรือใส่ชื่อตัวผู้รับและคำทักทายนำหน้าเพื่อลดความเป็นทางการลงได้ เช่น

Dear Susan
Hi/Hello Robbie
Ivan,

*หากเป็นการติดต่อกันครั้งแรก โดยเฉพาะกับอีเมลที่เป็นแบบทางการ หลังจากทักทายและถามไถ่สารทุกข์สุกดิบเรียบร้อยแล้ว เราก็ควรเขียนแนะนำตัวเองสักนิดด้วยโครงสร้างง่ายๆ ชื่อ+ตำแหน่ง+บริษัท เช่น  

I’m Chris, marketing at CPL Exports.

 

3. Opening sentence (ประโยคเปิด)

ประโยคเปิดคือส่วนที่จะเกริ่นว่าเราเขียนอีเมลฉบับนี้เพื่ออะไร เพราะเหตุใด เช่น

ตัวอย่างประโยคเปิดแบบเป็นทางการ

I’m writing to complain about …
We regret to inform you that …
FYI: This is to let you know…        *FYI = for your information

ตัวอย่างประโยคเปิดแบบไม่เป็นทางการ

Just a quick note to …
Thanks for your email.

*ประโยคเปิดของอีเมลควรจะขึ้นต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่เสมอ

 

4. Body (เนื้อความ)

ในอีเมลหนึ่งฉบับ เราควรเขียนประเด็นที่จะกล่าวถึงเพียง 1-2 ประเด็นเท่านั้น หากมีมากกว่า 2 ประเด็น เราควรทำเป็นหัวข้อหรือ bullet point แต่ละหัวข้อควรมีใจความที่เข้าใจง่าย มีเนื้อหาที่กระชับและเจาะจงรายละเอียด นอกจากนี้ เราควรบอกวัตถุประสงค์ที่เขียนมาให้ชัดเจน และโยงให้เห็นความเกี่ยวข้องกับผู้รับ หากแต่ละประเด็นงานที่กล่าวถึงต้องมีผู้รับผิดชอบ เราก็ควรจะระบุชัดเจนว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบอะไรด้วย เพื่อความเข้าใจที่ตรงกัน

สำนวนที่มักใช้ในการเขียนอีเมลเพื่อจุดประสงค์ต่างๆ เช่น

I’ve attached …
Please find attached my report.
Could you give me some information about …?
I would be grateful if you could …
We must apologize for …
Pls send me a report by Wed.        *Pls = please / *Wed = Wednesday

5. Conclusion (สรุป)

ส่วนสรุปคือส่วนที่เราสามารถบอกผู้รับว่าเราต้องการการตอบกลับหรือไม่ อย่างไร นอกจากนี้ยังสามารถแสดงความคาดหวังจากผู้รับได้อีกด้วย เช่น

Looking forward to your reply.    
I’d appreciate a reply asap.        *asap = as soon as possible
Hope to hear from you soon.    
Feel free to contact me if you have any other questions.

6. Close (ประโยคปิดท้าย)

เช่นเดียวกับคำทักทาย ประโยคปิดท้ายก็คือการกล่าวอำลาซึ่งมีทั้งแบบทางการและไม่ทางการ หลังจากที่ติดต่อสื่อสารกับผู้รับครบทุกประเด็นแล้ว การจะจบอีเมลแบบห้วนๆ เลย คงดูไม่มีมารยาทเท่าไหร่ ดังนั้นการเขียนประโยคปิดท้ายจึงสำคัญมากๆ เช่นกัน การจบอีเมล์มักจะเขียนด้วยข้อความ 2 บรรทัด บรรทัดแรกคือประโยคปิดท้าย บรรทัดที่สองคือชื่อของผู้เขียน เช่น

Kind regards,
J. Brown

ตัวอย่างประโยคปิดท้ายแบบเป็นทางการ

Yours sincerely
(Kind/Best) regards
Best wishes
Thank you for you cooperation.

ตัวอย่างประโยคปิดท้ายแบบไม่เป็นทางการ

All the best
Have a nice day.
Cheers
Bye