การเขียนเพื่อสื่อสาร จะมีประสิทธิภาพมากน้อยแค่ไหนนั้น ย่อมขึ้นอยู่กับผู้ส่งสารหรือผู้เขียน ซึ่งจะต้องมีความสามารถในหลายๆ ด้าน ทั้งในกระบวนการคิดและในกระบวนการเขียน เช่น ความสามารถในด้านการใช้ภาษา และความสามารถในการใช้เหตุผล และยังต้องมีความรู้ในเรื่องของรูปแบบของการเขียนต่างๆ เป็นอย่างดี ไม่ว่าจะเป็นการเขียนประวัติย่อในการสมัครงาน การเขียนจดหมายกิจธุระ การเขียนโครงงาน การเขียนรายงานวิชาการ การเขียนรายงานการประชุม ตลอดจนการกรอกแบบรายการต่างๆ

หลักการเขียนที่ดี

1. เขียนตัวหนังสือชัดเจน อ่านง่าย เป็นระเบียบ
2. เขียนได้ถูกต้องตามอักขรวิธี สะกดการันต์ วรรณยุกต์ วางรูปเครื่องหมายต่างๆ เว้นวรรคตอนได้ถูกต้อง เพื่อให้สื่อความหมายได้ตรงและชัดเจน ช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจสารได้ดี
3. เลือกใช้ถ้อยคำได้เหมาะสม สื่อความหมายได้ดี ชัดเจน เหมาะสมกับเนื้อหา เพศ วัย และระดับของผู้อ่าน
4. เลือกใช้สำนวนภาษาได้ไพเราะ ถ่ายทอดความคิด อารมณ์ ความรู้สึกได้ดี

 

การเขียนประวัติย่อในการสมัครงาน

การเขียนประวัติย่อในการสมัครงาน คือ การอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับตัวผู้สมัครโดยย่อ สามารถทำให้ผู้อ่านเข้าใจได้ภายในเวลาอันรวดเร็ว เมื่อเป็นเช่นนี้ ผู้เขียนก็ต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษว่าในประวัติย่อนั้น ควรจะต้องประกอบด้วยรายละเอียดอย่างไรบ้าง

 

ลักษณะของประวัติย่อในการสมัครงานที่ดี

1. ยาวไม่เกิน 2 หน้ากระดาษ และควรเป็นกระดาษสีขาว
2. ไม่ใช้คำย่อในคำที่ไม่ควรย่อ
3. ในกรณีที่ระบุงานอดิเรกเข้าไว้ด้วย ก็ควรระวังว่างานอดิเรกที่เราเอ่ยถึงนั้นมีความเหมาะสมกับงานที่เราสมัครหรือเปล่า

 

ส่วนประกอบที่สำคัญของประวัติย่อในการสมัครงาน มีดังนี้

1. หัวเรื่อง ประกอบด้วยชื่อผู้เขียน ในกรณีที่เป็นภาษาอังกฤษ ใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ (Capital Letters) ซึ่งจะอยู่ด้านบนสุด ส่วนที่อยู่และเบอร์โทรศัพท์ให้ใช้อักษรตัวพิมพ์เล็ก
2. จุดมุ่งหมาย คือจุดมุ่งหมายหรือตำแหน่งที่ต้องการสมัคร ถ้าต้องการสมัครในตำแหน่งใด ก็ให้ระบุชื่อตำแหน่งนั้น หรือไม่ก็อาจจะบอกเป็นสายงานที่ตนต้องการทำก็ได้
3. การศึกษา กรอกวุฒิการศึกษาด้วยข้อความเต็ม ไม่ต้องย่อ รวมถึงสถาบันด้วย
4. ประสบการณ์ การทำงานที่เคยผ่านมา ตำแหน่ง หน้าที่ ระยะเวลา ถ้าเพิ่งจบมาก็ไม่ต้องกรอก
5. คุณสมบัติพิเศษหรือความสามารถพิเศษ เกี่ยวกับคุณสมบัติพิเศษนี้ไม่ได้บังคับว่าจะต้องมี ถ้าไม่มีก็ตัดออกไปได้ คุณสมบัติพิเศษ เช่น ความสามารถทางด้านภาษา ด้านการเขียน หรือขับรถยนต์ได้
6. รายละเอียดส่วนตัว รายละเอียดส่วนตัวประกอบด้วย เพศ, อายุ, วันเดือนปีเกิด, สถานที่เกิด, สัญชาติ, เชื้อชาติ, ส่วนสูง, น้ำหนัก, สุขภาพ, ที่อยู่, สถานภาพการสมรส, ศาสนา, สถานภาพทางการทหาร และในส่วนนี้อาจจะเพิ่มงานอดิเรกเข้ามาด้วยก็ได้
7. บุคคลอ้างอิง บุคคลที่เป็นนายจ้างเก่าของเรา จะเหมาะสมที่สุดสำหรับใช้เป็นบุคคลอ้างอิง แต่ถ้าเป็นไปไม่ได้ ก็อาจเป็น ครู อาจารย์ที่เคยสอน เพื่อนร่วมธุรกิจ หรือบุคคลที่มีชื่อเสียง แต่ต้องไม่ใช่ญาติหรือเพื่อนสนิทของเรา และที่เรียกว่าบุคคลอ้างอิง อีกนัยหนึ่งก็คือ บุคคลที่จะสามารถตรวจสอบประวัติและความประพฤติของเราได้ พร้อมทั้งที่อยู่ที่จะติดต่อได้ และอาชีพของเขาเหล่านั้น การกล่าวอ้างบุคคลควรแจ้งบุคคลที่เราอ้างให้เขาทราบหรือขออนุญาตก่อน เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาตามมาภายหลัง

 

การเขียนจดหมายกิจธุระ

จดหมายกิจธุระ เป็นจดหมายที่บุคคลเขียนติดต่อกับบุคคลอื่น บริษัท ห้างร้านและหน่วยงานอื่นๆ เพื่อแจ้งกิจธุระ เป็นต้นว่า การนัดหมายขอสมัครงาน ขอความช่วยเหลือและขอคำปรึกษาเพื่อประโยชน์ในด้านการงานต่างๆ

 

ส่วนประกอบของจดหมายกิจธุระ

1. หัวจดหมาย ถ้าเป็นบุคคลธรรมดา ก็ใช้ที่อยู่ของผู้เขียน แต่ถ้าเป็นหน่วยงาน ก็จะเป็นชื่อองค์กรหรือหน่วยงานที่ออกจดหมาย มีที่อยู่หน่วยงาน เหมือนจดหมายธรรมดา
2. ลำดับของจดหมาย เช่น ที่ ศธ 5/2562 ศธ เป็นอักษรย่อหน่วยงาน คือกระทรวงศึกษาธิการ แต่ถ้าผู้เขียนจดหมายเป็นบุคลธรรมดา ก็ไม่ต้องมีในส่วนนี้
3. มี วัน เดือน ปี ที่ออกจดหมาย เหมือนจดหมายธรรมดา
4. เรื่อง เป็นการเขียนระบุจุดประสงค์ของการเขียนจดหมาย เช่น ขอเชิญให้มาเป็นวิทยากร
5. คำขึ้นต้นจดหมาย ใช้คำว่า “เรียน” ตามด้วยชื่อ นามสกุล ยศ ตำแหน่งของผู้รับ หรือถ้าผู้รับเป็นผู้ที่มียศ บรรดาศักดิ์สูง เช่น รัฐมนตรี นายกรัฐมนตรี ก็ต้องใช้คำขึ้นต้นที่แตกต่างไปจากคำว่า “เรียน”
6. สิ่งที่ส่งมาด้วย ด้วย เป็นสิ่งที่ผู้ส่งจดหมายส่งให้ผู้รับพร้อมจดหมาย เช่นรายละเอียดโครงการ เอกสารประกอบการประชุม หนังสือ (อาจจะมีหรือไม่มีก็ได้) สิ่งที่ส่งมาด้วยจะต้องระบุว่าเป็นอะไร
7. ข้อความหรือเนื้อหาของจดหมาย เป็น เนื้อหาสาระหลักของจดหมาย มักมี ๒ ย่อหน้า หากเนื้อหาจดหมายมีความยาว อาจมี ๓ ย่อหน้าก็ได้ และเป็นภาษาเขียน ภาษาราชการ เป็นข้อเท็จจริงเท่านั้น ไม่มีข้อคิดเห็นเจือปน

 

การเขียนโครงงาน

การเขียนรายงานโครงงาน เป็นรูปแบบหนึ่งของการนำเสนอผลงานของโครงงานที่ผู้เรียนได้ศึกษา อยู่ในรูปแบบรายงาน แต่เพิ่มรายละเอียด เป็นการรวบรวมการค้นคว้าตั้งแต่ต้นจนจบ ในการเขียนรายงานควรใช้ภาษาที่อ่านง่าย ชัดเจน กระชับ และตรงไปตรงมา โดยเขียนให้ครอบคลุมหัวข้อต่างๆ เหล่านี้

 

ก. ส่วนปกและส่วนต้น ประกอบด้วย

1) ชื่อโครงงาน
2) ชื่อผู้ทำโครงงาน ชั้น โรงเรียน และวันเดือนปีที่จัดทำ
3) ชื่ออาจารย์ที่ปรึกษา
4) คำนำ
5) สารบัญ
6) สารบัญตาราง หรือภาพประกอบ (ถ้ามี)
7) บทคัดย่อสั้นๆ ที่บอกเค้าโครงอย่างย่อๆ ซึ่งประกอบด้วย เรื่อง วัตถุประสงค์ วิธีการศึกษา ระยะเวลา และสรุปผล
8) กิตติกรรมประกาศ เพื่อแสดงความขอบคุณบุคคล หรือหน่วยงานที่ให้ความช่วยเหลือหรือมีส่วนเกี่ยวข้อง

 

ข. ส่วนเนื้อเรื่อง ประกอบด้วย

1) บทนำ บอกความเป็นมา ความสำคัญของโครงงาน บอกเหตุผล หรือเหตุจูงใจในการเลือกหัวข้อโครงงาน
2) วัตถุประสงค์ของโครงงาน
3) สมมติฐานของการศึกษาค้นคว้า
4) การดำเนินงาน อาจเขียนเป็นตาราง แผนผังโครงงานเพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปตามหัวข้อเรื่อง ตรงตามวัตถุประสงค์ของโครงงาน และพิสูจน์คำตอบ (สมมติฐาน) ตามประเด็นที่กำหนด
5) สรุปผลการศึกษา เป็นการอธิบายคำตอบที่ได้จากการศึกษาค้นคว้า ตามหัวข้อย่อยที่ต้องการทราบ ว่าเป็นไปตามสมมติฐานหรือไม่
6) อภิปรายผล บอกประโยชน์ หรือคุณค่าของผลงานที่ได้ และบอกข้อจำกัดหรือปัญหา อุปสรรค (ถ้ามี) พร้อมทั้งบอกข้อเสนอแนะในการศึกษาค้นคว้า โครงงานที่มีลักษณะใกล้เคียงกัน

 

ค. ส่วนท้าย ประกอบด้วย

1) บรรณานุกรม หรือ เอกสารอ้างอิง หรือเอกสารที่ใช้ค้นคว้า ซึ่งมีหลายประเภท เช่น หนังสือ ตำรา บทความ หรือคอลัมน์ ซึ่งจะมีวิธีการเขียนบรรณานุกรมต่างกัน เช่น

- ถ้าเป็นหนังสือเขียนดังนี้ : ชื่อ นามสกุล. ชื่อหนังสือ. สถานที่พิมพ์ : สำนักพิมพ์, ปีที่พิมพ์
- ถ้าเป็นบทความในวารสารเขียนดังนี้ : ชื่อผู้เขียน "ชื่อบทความ," ชื่อวารสาร. ปีที่หรือเล่มที่ : หน้า ; วัน เดือน ปี.
- ถ้าเป็นคอลัมน์จากหนังสือพิมพ์เขียนดังนี้ : ชื่อผู้เขียน  ชื่อคอลัมน์ : ชื่อเรื่องในคอลัมน์  ชื่อหนังสือพิมพ์. วัน เดือน ปี. หน้า.

2) ภาคผนวก เช่น โครงร่างโครงงาน ภาพกิจกรรม แบบสอบถาม บทสัมภาษณ์

 

การเขียนรายงานวิชาการ

รายงานเชิงวิชาการมีส่วนประกอบที่สำคัญ 3 ส่วน คือ ส่วนนำ ส่วนเนื้อเรื่อง และส่วนท้าย มีรายละเอียดดังนี้

1. ส่วนนำ (Introduction) ประกอบด้วย

ปกนอก (Cover หรือ Binding) คือ ส่วนที่เป็นปกหุ้มรายงานทั้งหมด มีข้อความที่ปรากฏบนปกนอกประกอบด้วย ชื่อเรื่องของรายงาน ชื่อผู้เขียนรายงาน ให้อยู่ตรงส่วนกลางของหน้ากระดาษ เขียนหรือพิมพ์ชื่อและนามสกุลของผู้เขียนรายงาน ในกรณีที่รายงานนั้นมีผู้เขียนหลายคนให้ใส่ชื่อทุกคนโดยจัดเรียงตามลำดับเลขที่

- ใบรองปก
- หน้าปกใน (Title Page) อยู่ต่อจากใบรองปก มีข้อความเช่นเดียวกับปกนอก
- คำนำ (Preface) คือ ส่วนที่อยู่ถัดจากหน้าปกใน ผู้เขียนรายงานเป็นผู้เขียนเอง โดยกล่าวถึงวัตถุประสงค์ และขอบเขตของรายงาน ตลอดจนคำขอบคุณผู้ที่ให้ความช่วยเหลือในการรวบรวมข้อมูล หรือการเขียน  ให้ลงท้ายด้วยชื่อผู้จัดทำรายงาน หากมีหลายคนให้ลงว่า “คณะผู้จัดทำ” และลงวันที่กำกับ
- สารบัญ (Table of Contents) คือ ส่วนที่อยู่ต่อจากหน้าคำนำ ในหน้านี้ให้เขียนคำว่า สารบัญไว้กลางหน้า ข้อความในหน้าสารบัญจะเริ่มต้นจากคำนำ หัวข้อใหญ่ หัวข้อรอง และหัวข้อย่อย ซึ่งเป็นหัวข้อสำคัญๆ ของรายงาน เรียงตามลำดับเรื่อง และท้ายสุดเป็นบรรณานุกรม ด้านขวาจะมีเลขหน้าแจ้งให้ทราบว่าแต่ละหัวข้อเริ่มจากหน้าใด หน้าสารบัญควรจัดทำเมื่อเขียนรายงานเสร็จแล้ว เพื่อจะได้ทราบว่าแต่ละหัวข้อเริ่มจากหน้าใดบ้าง

2. ส่วนเนื้อเรื่อง (Contents) เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของรายงาน ผลงานการศึกษาค้นคว้า จะนำมาเสนอตามโครงเรื่องที่ได้กำหนดไว้ โดยก่อนเริ่มต้น ควรมีการเกริ่นเรื่อง และจบเนื้อเรื่องด้วยบทสรุป เนื้อหาที่เขียนนั้นจะต้องเขียนอย่างมีหลักเกณฑ์ หรืออ้างอิงหลักวิชา แสดงความคิดที่เฉียบแหลมและลึกซึ้ง

3. ส่วนบทสรุป (Conclusion) คือส่วนที่เขียนย้ำหรือเน้นประเด็นสำคัญของเนื้อหาหรือสรุปผลของการศึกษาค้นคว้า เช่นเดียวกับที่บทนำเป็นความสำคัญขั้นแรกในการชักจูงให้ผู้อ่านสนใจติดตามเนื้อเรื่อง บทสรุปก็มีบทบาทสำคัญในการทำให้ผู้อ่านจับประเด็นของเนื้อเรื่องที่ได้อ่านไปทั้งหมด บทสรุปจะอยู่ตอนท้ายของเนื้อเรื่อง อาจแยกเป็นบทต่างหากหรือเป็นเพียงย่อหน้าท้ายๆ ของเรื่องก็ได้

 

การเขียนรายงานการประชุม

คือรายละเอียด หรือสาระของการประชุมที่จดไว้เป็นทางการ เป็นการบันทึกเรื่องราวต่างๆ ที่องค์ประชุมกล่าวถึง ตั้งแต่เริ่มประชุมจนสิ้นสุดการประชุม และต้องนำรายงานนี้เสนอให้ที่ประชุมรับรองในการประชุมครั้งต่อไป รายงานการประชุมเป็นเอกสารที่ใช้อ้างอิงได้ จึงต้องใช้ภาษาเป็นทางการ กระชับ รัดกุม ถูกต้องและชัดเจน

 

 

 

การกรอกแบบรายการต่างๆ

ในการดำเนินชีวิตประจำวัน บางกรณีจำเป็นต้องสื่อสารกับผู้อื่น กับเจ้าหน้าที่ของหน่วยงาน โดยการกรอกแบบรายการหรือที่เรียกทั่วไปว่า การกรอกแบบฟอร์ม เพื่่อขอให้ดำเนินการเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น การฝากเงิน การถอนเงิน การสมัครเรียน ฯลฯ ในการกรอกแบบรายการมีแนวปฏิบัติดังนี้

1. อ่านสำรวจเพื่อทราบว่าแบบรายการนั้นมีข้อมูลใดที่ต้องการกรอกบ้าง
2. เขียนข้อมูลทีละรายการจนครบ
3. สอบถามเจ้าหน้าที่ หากไม่เข้าใจการกรอกในบางรายการ
4. อ่านทบทวนอีกครั้งว่ากรอกแบบรายการถูกต้องครบถ้วนหรือไม่
5. เมื่อกรอกข้อมูลสำคัญผิดพลาด เช่น จำนวนเงิน อาจขีดฆ่า แก้ไขและเซ็นชื่อกำกับ
6. ควรเขียนด้วยลายมือที่อ่านง่าย ให้ข้อมูลและใช้ภาษาที่ถูกต้อง รวมทั้งไม่ทำให้แบบรายการเสียหาย เช่น เกิดรอยยับ ฉีกขาด หรือรอยขีดฆ่า

 

เรียบเรียงโดย : อลงกรณ์ พลอยแก้ว